Tail spend optimization: From liability to value

La gestion des dépenses de détail est l'un des défis les plus persistants du secteur des achats et l'une de ses plus grandes opportunités inexploitées. Il ne représente que 20 % des dépenses totales, mais jusqu'à 80 % de toutes les transactions. Bien que toutes les organisations soient conscientes de la valeur de la gestion de ces transactions, la plupart sont conscientes du fait que le fait d'y consacrer des ressources ne leur permettra pas de gagner une reconnaissance commerciale ou de gagner des prix.

La logique semble logique : les valeurs des transactions individuelles sont trop faibles pour justifier l'implication des achats. Mais zoomez et l'image change rapidement. Selon BCG, une gestion active des dépenses liées à la vente au détail peut réduire les dépenses annuelles de 5 à 10 %. Pour une entreprise avec 500 millions d'euros de dépenses de détail, cela représente jusqu'à 50 millions d'euros assis sur la table.

Dans ce blog, nous expliquons comment optimiser la gestion des dépenses résiduelles dans la pratique, pourquoi les approches courantes ne vont pas loin et comment une plateforme connectée peut transformer cette situation d'un passif persistant en une source de valeur réelle.

Qu'est-ce que Tail Spend ?

Les dépenses secondaires font référence au volume élevé de transactions de faible valeur qui se situent en dessous de vos seuils d'engagement en matière d'approvisionnement. En fonction de votre organisation, de votre pays et de la taille de votre équipe, ces seuils peuvent aller de 2 500€ à 250 000€.

Les transactions en cours sont elles-mêmes petites individuellement. Mais collectivement, ils créent un ensemble de problèmes importants et sous-estimés. Pour comprendre pourquoi, il est utile d'examiner en quoi consiste une transaction de dépenses de détail typique.

Gestion des dépenses liées au rail : la réalité

Imaginez une transaction de dépenses de détail typique. Une partie prenante a besoin de quelque chose : un logiciel, un service spécialisé, un équipement unique. La valeur est de 5 000€. Il est inférieur au seuil de participation officielle à la passation des marchés, de sorte que la partie prenante s'en approvisionne elle-même sans impliquer les achats.

Ils s'adressent à un fournisseur qu'ils connaissent déjà ou à un fournisseur qui les a contactés par le passé. La proposition revient et semble raisonnable. Si la politique de l'entreprise exige trois devis, deux autres fournisseurs reçoivent un e-mail rapide, mais la décision est déjà prise. Les informations partagées avec chaque fournisseur ne sont pas cohérentes. Il n'y a pas de véritable concurrence.

Le fournisseur étant nouveau, une demande d'achat en texte libre est soumise au service des achats. Des e-mails s'ensuivent pour clarifier exactement ce qui est acheté, pour qui et pourquoi. Le nouveau fournisseur doit ensuite être intégré, ce qui déclenche la collecte de données, les contrôles des risques et de conformité et les flux de travail d'approbation. Cela prend des semaines. La partie prenante, frustrée par le retard, commence à discuter du champ d'application avec le fournisseur de manière informelle. Les travaux commencent avant l'émission du bon de commande, ce qui introduit des risques et compromet les processus. C'est ce qu'on appelle des dépenses non-conformistes.

Dans le même temps, les achats tentent de réduire le nombre de fournisseurs et de regrouper les dépenses avec les fournisseurs préférés. L'approbation d'un nouveau fournisseur pour une transaction de 5 000€ va à l'encontre de ce KPI, de sorte que le service des achats repousse ou refuse complètement l'intégration. La partie prenante se sent bloquée. C'est la faute des achats. La relation en prend un coup.

Multipliez ce chiffre sur des centaines ou des milliers de transactions par an et vous vous rendrez compte de l'ampleur du problème. Et cela crée trois problèmes distincts qui s'aggravent les uns les autres.

Trois coûts liés à des dépenses de transport non gérées

L'histoire ci-dessus illustre trois défis en matière d'approvisionnement qui se reproduisent dans pratiquement toutes les transactions de dépenses de détail :

• une absence de véritable concurrence entre fournisseurs,
• aucune possibilité d'appliquer un effet de levier commercial à de faibles valeurs, et
• les difficultés et les retards liés à l'intégration ad hoc des fournisseurs.

Ensemble, ils se traduisent par des dépenses de détail non gérées, ce qui entraîne trois coûts cumulatifs.

• Pas d'économies: Les faibles valeurs des transactions, l'absence d'implication des achats, des informations incomplètes sur les fournisseurs, l'absence de véritable concurrence et l'absence de négociation signifient qu'une valeur récupérable significative reste sur la table année après année.
• Coût de processus élevé: Les demandes en texte libre, les cycles de clarification, l'intégration de nouveaux fournisseurs, les KPI contradictoires et les frictions entre les parties prenantes génèrent des frais généraux importants sans aucun résultat.
• Risque accru: Les dépenses irrégulières, les fournisseurs qui travaillent avant l'émission des bons de commande et l'intégration sans contrôles de conformité appropriés créent une exposition financière et réglementaire largement invisible.

Ces trois problèmes et ces coûts sont liés. Il n'est pas possible de résoudre complètement l'un d'entre eux sans aborder les autres. C'est pourquoi les approches qui n'abordent qu'une partie de la situation ont tendance à ne pas être satisfaisantes.

Solutions courantes pour gérer les dépenses de détail et leurs limites

La gestion des dépenses de détail n'est pas un nouveau défi, et la plupart des organisations ont essayé diverses approches au fil des ans. Les solutions les plus courantes sont les suivantes :

• Externalisation aux GPO, aux consultants ou aux agrégateurs transfère la charge opérationnelle. Elle peut réduire la charge de travail des équipes internes, mais elle ne permet pas de remédier aux fuites d'économies sous-jacentes, à l'inefficacité des processus ou aux risques. Le problème est externalisé parallèlement au processus au lieu d'être résolu. Et cela entraîne un coût supplémentaire, que vous payiez 2 % à un GPO ou à une plateforme technologique.
• Stratégies catégorielles sont essentiels pour fournir une structure et une orientation, et ils sont très efficaces dans les catégories bien gérées. Le problème réside dans le fait que les stratégies n'existent souvent pas du tout ou ne couvrent qu'une poignée de catégories, ce qui laisse tout à fait désordonné. Et même lorsque des stratégies existent, l'opérationnalisation est rarement abordée. Les stratégies ont tendance à résider dans les documents plutôt que dans les comportements d'achat quotidiens, et les catégories indirectes fragmentées et à volume élevé sont celles où les choses passent le plus souvent entre les mailles du filet.
• Solutions technologiques ponctuelles peut apporter de réelles améliorations dans des domaines spécifiques tels que l'analyse des dépenses, la réception, l'approvisionnement et l'intégration des fournisseurs. Mais chaque outil permet généralement de résoudre une partie du problème. Sans intégration, les données ne circulent pas entre les systèmes, les flux de travail ne sont pas connectés et l'expérience globale reste fragmentée, tant pour les équipes achats que pour les parties prenantes.

Ce qui manque à chacune de ces approches, c'est la connexion. Les dépenses de détail ne sont pas un problème unique qui ne peut être résolu qu'une seule fois. Il s'agit d'un système de problèmes interconnectés qui nécessite un système de solutions interconnectées. La bonne approche dépend de la taille, de la complexité des catégories et de la maturité de votre organisation. C'est pourquoi les stratégies les plus efficaces combinent plusieurs outils et méthodes au lieu de s'appuyer sur un seul.

Comment optimiser vos dépenses liées à la vente

Pour maîtriser les dépenses liées à la consommation d'énergie, il faut relever plusieurs défis distincts à la fois. Les organisations qui réalisent des progrès significatifs disposent généralement des capacités suivantes.

Visibilité des dépenses

Vous ne pouvez pas gérer ce que vous ne pouvez pas mesurer. Les dépenses de détail sont vraiment difficiles à prévoir : les transactions se produisent entre les départements, les zones géographiques et les systèmes, et nombre d'entre elles n'utilisent jamais un outil d'approvisionnement officiel. Consolider et nettoyer les données relatives aux dépenses de l'ensemble de l'organisation est à la base de toute stratégie de dépenses de détail. Sans cela, les problèmes et les opportunités continueront de se cacher à la vue de tous.

Opérationnalisation de la stratégie par catégorie

Les stratégies de catégories doivent être intégrées au comportement d'achat quotidien, et non pas stockées dans des documents. Cela implique de disposer d'un mécanisme permettant de définir des stratégies et de les intégrer activement dans les décisions d'approvisionnement, la sélection des fournisseurs et les conseils d'admission, afin que la stratégie soit suivie même lorsqu'aucun responsable de catégorie n'est présent.

Conseils aux parties prenantes

Admission est l'endroit où les dépenses de queue sont capturées ou créées. En orientant les parties prenantes vers les canaux d'achat existants, les fournisseurs privilégiés et les contrats en cours, avant qu'une nouvelle demande ne soit formulée, les dépenses inutiles ne se répercutent dès le départ. La saisie structurée des données au moment de la demande élimine les cycles de clarification qui augmentent les coûts du processus.

Approvisionnement compétitif et évolutif

Les transactions liées aux dépenses intermédiaires sont individuellement trop faibles pour justifier qu'un responsable de catégorie organise des événements d'approvisionnement tactique ou des achats au comptant pour chacune d'entre elles. Pour apporter une véritable concurrence à ces transactions, il faut des processus d'approvisionnement qui peuvent être automatisés ou guidés - en veillant à ce que les informations soient partagées équitablement, que le processus soit mené à bien efficacement et que les résultats soient documentés, sans nécessiter d'efforts manuels importants par événement.

Négociation automatisée

Au-delà de l'approvisionnement, il est souvent possible de réaliser d'autres économies en négociant directement avec les fournisseurs, que ce soit sur une proposition entrante ou à la suite d'un événement d'approvisionnement tactique. À l'échelle des dépenses intermédiaires, cela n'est viable que si la négociation peut avoir lieu sans intervention humaine dans chaque interaction.

Gestion efficace des fournisseurs

Les difficultés liées à l'intégration des fournisseurs sont l'un des principaux moteurs des dépenses non-conformistes. La rationalisation de l'intégration, afin que les contrôles de conformité soient effectués efficacement et que les nouveaux fournisseurs puissent être activés sans délai de plusieurs semaines, élimine l'une des principales raisons pour lesquelles les parties prenantes contournent les achats. Il est tout aussi important de maintenir la propreté de la base de fournisseurs grâce à une offboarding et à une consolidation cohérents, et de suivre les dépenses auprès de fournisseurs diversifiés ou durables pour les organisations ayant des engagements ESG (les fournisseurs les plus diversifiés se situent en queue de peloton).

Automatisation transactionnelle

Le coût de traitement des demandes de dépenses finales non gérées est dû en grande partie au traitement manuel des demandes en texte libre, des boucles de clarification, des approbations et des exceptions. L'automatisation de la couche transactionnelle, de la demande d'achat à la facturation, sur la base de règles spécifiques aux catégories et aux seuils permet d'éliminer ces frais généraux à grande échelle, tout en signalant les véritables exceptions à un examen humain.

Procure Ai : une solution unifiée pour l'optimisation des dépenses de détail

La plupart des organisations qui tentent de réduire les dépenses de détail se retrouvent avec une mosaïque d'outils qui ne communiquent pas entre eux : les données relatives aux dépenses dans un système, l'approvisionnement tactique et les négociations dans un autre (le cas échéant), la gestion des fournisseurs dans un troisième et le P2P dans un autre. Le résultat reflète le problème lui-même : il est fragmenté, inefficace et difficile à gérer.

Procure Ai est conçu pour être différent. Chaque module cible l'une des fonctionnalités de base décrites ci-dessus et, comme ils partagent une seule couche de données et un seul moteur de flux de travail, la stratégie passe automatiquement à l'exécution et à l'opérationnalisation de chaque transaction.

Analyse unifiée des dépenses

L'analyse unifiée rassemble les données relatives aux dépenses de l'ensemble de l'organisation, les nettoie et les classe, et donne aux achats une image claire de la concentration des dépenses de base. Quelles catégories présentent la plus forte proportion de transactions fragmentées ? Où l'automatisation est-elle la plus susceptible d'avoir un impact ? Quelles sont les opportunités de dépenses cachées dans les relations fournisseurs existantes ? C'est la base de tout le reste.

Gestion holistique des catégories

La qualité des stratégies catégorielles dépend de leur exécution. Le module de gestion des catégories permet aux équipes d'approvisionnement de définir des stratégies catégorielles directement dans la plateforme et de les diffuser dans tous les autres modules afin que les stratégies ne soient pas simplement contenues dans des documents, mais façonnent activement le comportement d'achat, les décisions d'approvisionnement et la sélection des fournisseurs dans les opérations quotidiennes.

Gestion générative de l'admission

La gestion générative des entrées oriente les parties prenantes vers les canaux d'achat existants, les fournisseurs privilégiés et les contrats en cours avant qu'une nouvelle demande ne soit émise. La capture de données structurées remplace les demandes en texte libre, éliminant ainsi les cycles de clarification qui prennent beaucoup de temps. Pour les parties prenantes, cela semble être un moyen plus rapide d'obtenir ce dont elles ont besoin. Pour les achats, cela signifie une meilleure conformité aux politiques, une augmentation des dépenses à gérer, une réduction du bruit et une diminution des situations dans lesquelles la seule solution est de faire marche arrière.

Sourcing et négociations autonomes (tactiques)

Lorsque plusieurs offres sont requises, Autonomous Sourcing rend la concurrence réelle et évolutive. Les événements d'approvisionnement tactique et les achats au comptant peuvent être automatisés, ou les parties prenantes peuvent être guidées tout au long du processus, en veillant à ce que les informations soient distribuées équitablement, que le processus soit mené à bien efficacement et que les résultats soient documentés. Cela permet de résoudre directement le problème des économies, sans qu'il soit nécessaire qu'un gestionnaire de catégories organise les événements manuellement.

Les négociations autonomes élargissent encore les possibilités d'économies. Qu'il s'agisse de travailler à partir d'une proposition émanant des parties prenantes ou dans le cadre d'un événement d'approvisionnement autonome, la négociation pilotée par l'IA engage les fournisseurs, cherche à obtenir de meilleures conditions commerciales et permet de réaliser des économies grâce à des dépenses qui n'auraient pas été touchées auparavant.

Gestion intelligente des fournisseurs

L'intégration efficace des fournisseurs, déclenchée dès l'admission ou à la suite d'une négociation, signifie que les nouveaux fournisseurs sont traités efficacement, que les contrôles de conformité sont effectués et que le processus avance sans les retards qui poussent souvent les parties prenantes à adopter un comportement non-conformiste. L'offboarding peut également être géré, en gardant votre base de fournisseurs propre et vos KPI de consolidation sur la bonne voie. Pour les organisations ayant des objectifs ESG ou de diversité des fournisseurs, c'est également là que les dépenses auprès de fournisseurs certifiés diversifiés ou durables deviennent visibles et traçables (en combinaison avec Analytics).

Des opérations d'achat sans faille

L'automatisation des flux de travail résout fondamentalement le problème des coûts des processus. Cela commence par la structuration en texte libre, qui convertit les demandes d'achat non structurées en données propres et utilisables qui ne nécessitent pas d'interprétation manuelle. À partir de là, des règles spécifiques aux catégories et aux seuils déterminent la manière dont chaque transaction est traitée, automatisant les processus suivants en fonction de la propension au risque de votre organisation :

• ‍Gestion des demandes d'achat et des bons de commande: les demandes sont validées, acheminées et converties en bons de commande sans transfert manuel.‍
• Gestion des approbations: les flux de travail d'approbation sont déclenchés et suivis automatiquement en fonction de règles prédéfinies.‍
• Gestion des confirmations de commande (OC): les confirmations des fournisseurs sont saisies et comparées aux commandes en cours.‍
• Gestion des réceptions de marchandises et des fiches d'entrée de service (GR/SES): Les reçus sont enregistrés et vérifiés par rapport aux bons de commande et aux contrats.‍
• Correspondance des factures: les factures sont automatiquement comparées aux bons de commande, aux confirmations de commande et aux reçus de marchandises, ce qui permet de signaler les exceptions au lieu de nécessiter une révision manuelle.

L'intérêt d'une gestion active de vos dépenses liées à la vente au détail

Lorsque les trois problèmes sont résolus ensemble, les résultats vont au-delà de l'amélioration progressive. Les principaux avantages sont les suivants :

• Efficacité accrue des processus : Les transferts manuels, les boucles de clarification et les goulots d'étranglement en matière d'approbation qui caractérisent les dépenses de queue non gérées sont en grande partie éliminés. Les clients de Procure Ai tels que EnBW, Kärcher et DMG Mori rapportent Délais de traitement des commandes réduits de 37 % et décisions d'attribution 47 % plus rapides.
• Économies réalisées grâce à des dépenses non gérées auparavant : L'approvisionnement et la négociation automatisés permettent de saisir une valeur que les responsables de catégories n'ont jamais eu la bande passante nécessaire pour exploiter, avec une économie moyenne de 4,9 % par événement de sourcing et de négociation sur l'ensemble de notre clientèle. Les dépenses secondaires cachées dans les contrats existants sont révélées et corrigées.
• Risque réduit : Les dépenses ne sont plus effectuées en dehors des canaux approuvés, ce qui réduit les risques. L'intégration des fournisseurs est cohérente et conforme. Les dépenses des non-conformistes sont réduites parce que le processus légitime est suffisamment rapide pour constituer la voie qui suscite le moins de résistance.
• Satisfaction accrue des parties prenantes : Les parties prenantes obtiennent ce dont elles ont besoin plus rapidement, grâce à des conseils intégrés pour prendre de meilleures décisions d'achat. L'approvisionnement cesse d'être le ministère qui dit non.
• Les ressources peuvent être redéployées vers des opportunités à valeur ajoutée : La charge transactionnelle qui consomme actuellement une telle quantité de capacité d'approvisionnement (traitement des demandes, obtention des approbations, intégration des fournisseurs et résolution des exceptions) peut être considérablement réduite. Les équipes achats sont ainsi libres de se concentrer sur la gestion des catégories, l'approvisionnement stratégique ou les tâches de gestion des fournisseurs où l'expertise humaine est réellement importante.

Commencez à créer de la valeur à partir de vos dépenses de détail

Les dépenses de queue ne doivent pas nécessairement être le problème que vous gérez en les ignorant. Avec la bonne plateforme en place, il est possible de transformer un problème en une véritable source de valeur, en termes d'économies réalisées, de temps de traitement récupéré, de réduction des risques et de création d'une fonction d'achat avec laquelle les parties prenantes souhaitent travailler plutôt que de contourner.

Arrêtez de passer vos dépenses sous le tapis et commencez à en tirer de la valeur dès maintenant. La technologie est prête. L'êtes-vous ? Entrez en contact pour voir comment Procure Ai peut vous aider.