La gestion des demandes d'achat par IA répondra à 70 % des demandes d'achat d'ici 2027

Yves Bauer
Cofondateur Procure Ai, évangéliste de l'IA.

La gestion des demandes d'approvisionnement, c'est-à-dire le processus de réception, d'évaluation et de hiérarchisation des demandes d'approvisionnement, est la première étape de nombreux processus d'approvisionnement, ouvrant la voie aux activités d'approvisionnement, de passation de contrats et d'achat. Bien que la capacité technique de collecter des informations à l'aide de formulaires existe depuis l'émergence des premières solutions de passation électronique des marchés publics, elle n'a jamais été pleinement intégrée au processus d'engagement des parties prenantes. Les parties prenantes détestent tout simplement avoir affaire à des applications maladroites centrées sur les achats.

Compte tenu de la complexité des chaînes d'approvisionnement, des exigences réglementaires strictes et de la pression accrue sur les coûts qui caractérisent le paysage actuel des achats, les approches d'admission absentes ou basées sur des formulaires deviennent un handicap. L'environnement commercial actuel exige des solutions plus intelligentes qui permettent de rationaliser les processus, de garantir la conformité, d'améliorer la prise de décisions et d'aligner les activités d'approvisionnement sur les objectifs et les stratégies de l'organisation. Et nous vivons en 2025, l'expérience utilisateur est donc essentielle pour l'adoption.

L'intelligence artificielle (IA) transforme les achats en automatisant les tâches manuelles, en fournissant des informations en temps réel et en améliorant la prise de décisions stratégiques. En matière de gestion des demandes, l'IA a le potentiel d'améliorer l'efficacité, de minimiser les erreurs et d'accroître la transparence, améliorant ainsi la satisfaction des parties prenantes et la conformité des processus. Cet article explore les défis actuels en matière de gestion des admissions et explique comment l'IA peut contribuer à transformer le processus.

Défis actuels en matière de gestion des admissions

Les processus traditionnels d'engagement des parties prenantes et les formulaires de saisie de la demande (s'ils existaient au départ) présentent plusieurs défis pour les équipes d'approvisionnement qui entravent une gestion efficace des demandes. Les principaux défis sont les suivants :

  • Absence de processus d'admission défini : De nombreuses organisations n'ont pas de processus clairement défini pour engager les achats. Le référencement de la page intranet est rarement suffisant pour informer et impliquer les parties prenantes dès le début de leur processus ou pour s'assurer qu'elles respectent les politiques d'approvisionnement, de gestion des risques ou de sécurité des données.
  • Formulaires statiques : Si des formulaires existent, indépendamment de la réception, du texte libre, de l'origine, du contrat ou des demandes des fournisseurs, ils sont généralement génériques et statiques. Comme les formulaires doivent être définis et créés, il faut déployer des efforts pour les concevoir, les approuver et les créer. Et maintenant, tenez-les à jour.
  • Processus chronophage et sujet aux erreurs : La gestion traditionnelle des demandes repose largement sur la saisie manuelle des données et la communication par e-mail ou par formulaires papier, ce qui prend du temps et est sujet à des erreurs.
  • Mauvaise qualité d'entrée : De nombreux utilisateurs ne comprennent pas pourquoi certaines informations sont importantes pour les achats et fournissent donc des informations incomplètes. Est-ce que « Autre » est vraiment une catégorie ?
  • Informations incohérentes : De nombreuses organisations utilisent plusieurs types de formulaires de demande dans différents formats, ce qui entraîne des informations incohérentes. Cette incohérence, combinée à l'absence de détails, complique le traitement des demandes. Vous vous souvenez de l'article sur les formulaires statiques ? C'est vrai.
  • Mauvaise expérience utilisateur : Les formulaires d'admission sont souvent très statiques et ne fournissent que peu d'explications ou de justifications quant aux informations requises. Une fois les demandes soumises, il est également difficile de suivre l'état des demandes, ce qui entraîne une expérience utilisateur « insatisfaisante ». Le mot « douloureux » me vient à l'esprit.
  • Visibilité limitée : Les méthodes traditionnelles ne disposent pas d'une plate-forme unifiée pour gérer les demandes, ce qui rend difficile leur suivi et leur hiérarchisation efficaces. Cela se traduit par une faible visibilité des activités d'achat, ce qui rend difficile l'identification des goulots d'étranglement. Comme pour d'autres choses qui semblent trop belles pour être vraies, l'achat guidé ne tient pas ses promesses. D'autant que la plupart des organisations multi-ERP et multi-pays ont des équipes non couvertes par le système central.
  • Inefficités et retards : Les processus manuels prolongent les cycles de traitement, ce qui peut entraîner des retards dans les délais des projets et avoir un impact négatif sur les performances globales de l'entreprise en raison du non-respect des délais. À quand remonte la dernière fois que vous vous êtes plaint d'une « implication tardive » ?

Comment l'IA peut-elle transformer la gestion des admissions ?

Selon le rapport de Gartner Aperçu de l'innovation : la gestion des demandes d'approvisionnement stimule l'engagement des utilisateurs finaux, 70 % des demandes d'admission seront prises en charge par l'IA et les technologies d'IA générative d'ici 2027. Les cas d'utilisation de l'IA dans la gestion des admissions incluent :

Simplifier la soumission et le suivi des demandes

Les solutions de gestion des admissions pilotées par l'IA fournissent aux parties prenantes un point d'entrée unifié dans les achats. Ils offrent une solution à plateforme unique où les employés peuvent soumettre des demandes et suivre leur statut en temps réel. Un point d'entrée unique améliore l'efficacité et la précision en réduisant le besoin d'interactions avec plusieurs applications.

Combiné aux flux de travail, cela peut couvrir plusieurs départements et aborder des sujets tels que la gestion des risques, les contrôles de sécurité informatique et d'autres sujets que les achats ont obtenus parce qu'ils étaient les gardiens des relations externes.

Guider les employés et garantir la conformité

Les outils alimentés par l'IA, tels que les chatbots et les assistants virtuels, peuvent aider les employés à naviguer plus facilement dans les processus d'achat. Les outils d'IA peuvent fournir aux employés des suggestions personnalisées en fonction de leurs rôles et de leurs comportements d'achat antérieurs, tout en vérifiant les demandes en temps réel par rapport aux politiques et réglementations de l'organisation afin de garantir la conformité et de réduire les risques. En gros, GenAI rend les formulaires inutiles.

Automatiser le traitement des demandes

L'IA peut aider les équipes d'approvisionnement à automatiser le traitement des demandes de plusieurs manières. Vous définissez les critères une seule fois ; le système s'occupe du reste.

  • Automatique enrichissement des données: L'IA comble les informations manquantes, s'assure que les demandes sont complètes et réduit les erreurs et les retouches. Lorsque des informations sont manquantes, il les demande simplement.
  • Catégorisation automatique : Le NLP permet de classer les demandes.
  • Routage piloté par l'IA : L'IA dirige automatiquement les demandes vers les équipes ou les personnes appropriées pour le triage, réduisant ainsi les interventions manuelles.
  • Approbations automatisées : L'IA peut automatiser et rationaliser le processus d'approbation des achats.

Avantages de la gestion des admissions pilotée par l'IA

Grâce à l'IA, les organisations peuvent améliorer de manière significative l'efficacité de leur processus de gestion des admissions, comme indiqué ci-dessus. L'amélioration de l'efficacité de la gestion des admissions peut présenter divers avantages, comme l'a noté Gartner dans son Aperçu de l'innovation : la gestion des demandes d'approvisionnement stimule l'engagement des utilisateurs finaux. Ces avantages incluent :

  • Agrégation de la demande d'approvisionnement : Une gestion efficace des demandes d'approvisionnement rationalise la collecte des demandes d'approvisionnement, permettant des achats groupés et une planification stratégique en fournissant des informations sur la demande d'approvisionnement.
  • Satisfaction élevée des utilisateurs : Les solutions de gestion des demandes simplifient le processus d'approvisionnement grâce à une interface unique et intuitive, améliorant ainsi l'expérience utilisateur et encourageant l'adoption en supprimant les frictions liées au processus de demande.
  • Temps de cycle améliorés : La gestion des demandes accélère les délais d'approbation et les cycles de conversion en automatisant les flux de travail et en collectant les informations nécessaires dès le départ.
  • Gestion des modifications simplifiée : La consolidation de la formation des parties prenantes dans un seul processus d'admission simplifie la gestion du changement en réduisant le besoin de formation sur de multiples solutions ou processus d'approvisionnement.
  • Évolutivité : Les solutions de gestion des demandes d'approvisionnement aident les organisations à évoluer efficacement en gérant l'augmentation des demandes d'approvisionnement sans surcharger leurs ressources limitées.

La rationalisation de la gestion des demandes n'est que le début de ce que les équipes achats peuvent réaliser grâce à l'IA. Combiner la gestion des admissions pilotée par l'IA avec d'autres Cas d'utilisation de l'IA, tels que approvisionnement et négociations autonomes, peut améliorer l'efficacité des processus en donnant aux parties prenantes une autonomie sur le processus de organisation d'événements d'approvisionnement tactique auprès de fournisseurs privilégiés ou automatisation des négociations avec des fournisseurs uniques pour les achats inférieurs au seuil.

Tirer parti d'une plateforme qui prend en charge la combinaison de plusieurs cas d'utilisation de l'IA permet aux achats d'explorer l'automatisation de bout en bout de nombreux processus opérationnels, tout en améliorant la conformité des processus et en générant des économies sur les achats non stratégiques.

Gestion générative des admissions par Procure Ai

La solution d'admission générative de Procure Ai exploite l'IA pour créer des expériences de réception et d'achat rationalisées qui guident et ravissent vos parties prenantes grâce à une IA basée sur le dialogue. En tirant parti du chat, des vérifications de catalogue en temps réel et des fonctionnalités de traitement du langage naturel, nous pouvons interpréter et évaluer instantanément les demandes des utilisateurs par rapport aux canaux d'achat existants et aux politiques internes. Grâce à LLM, nous facilitons les interactions humaines qui garantissent la compréhension des exigences, le remplissage des espaces et la structuration, la catégorisation et le traitement efficaces des demandes.

En transformant les demandes d'approvisionnement en texte libre non structurées en demandes structurées et en documents sur l'étendue des travaux, la solution Generative Intake de Procure Ai élimine le besoin de formulaires complexes, soutient l'exécution des stratégies relatives aux catégories et aux fournisseurs et optimise l'utilisation des sources dans les achats. En outre, l'IA aide à rédiger des cahiers des charges ou des appels d'offres en quelques secondes sur la base des demandes analysées, réduisant ainsi les taux de retouche jusqu'à 78 % et permettant des automatisations en aval grâce à un approvisionnement autonome et à des négociations de demandes tactiques.

La plateforme propose également des conseils d'achat par chat, en exploitant des référentiels de connaissances tels que Confluence ou SharePoint, et s'intègre parfaitement à des systèmes tels que Microsoft Teams, les ERP ou les plateformes d'approvisionnement en ligne, améliorant ainsi la précision et la flexibilité de la gestion des demandes d'approvisionnement.

Faites de la gestion générative des admissions une réalité

Une gestion efficace des admissions est la pierre angulaire d'un processus d'approvisionnement bien orchestré, garantissant que les objectifs organisationnels sont atteints grâce à des opérations rationalisées, conformes et efficaces. Cependant, les processus manuels traditionnels entravent souvent cet objectif. L'intégration de l'intelligence artificielle (IA) dans la gestion des admissions offre une solution puissante à ces défis. En rationalisant les soumissions de demandes, en guidant les utilisateurs tout au long du processus et en automatisant le traitement des demandes, l'IA peut aider les organisations à gérer efficacement les demandes et à récolter les avantages qui en découlent.

Le choix d'une plateforme d'automatisation des achats, telle que Procure Ai, permet aux organisations d'étendre les avantages de la gestion générative des entrées aux processus en aval tels que l'approvisionnement et les négociations tactiques ou les opérations P2P pour une automatisation de bout en bout.

Êtes-vous prêt à transformer votre processus de gestion des admissions à l'aide de l'IA ? Nous contacter pour en savoir plus sur la convivialité de Procure Ai Solution de gestion générative des admissions et comment il favorise l'automatisation des achats de bout en bout. 


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