Ce glossaire va dans le bon sens en proposant un guide clair des termes clés dont vous avez besoin pour naviguer efficacement dans le paysage des achats, des technologies d'approvisionnement et de l'IA. Qu'il s'agisse de concepts familiers tels que le source-to-pay et la gestion du cycle de vie des contrats ou de nouvelles idées telles que l'orchestration des processus et la négociation autonome, nous définirons les éléments essentiels pour que vous puissiez parler en toute confiance des achats pilotés par l'IA.
Les termes fondamentaux qui permettent de comprendre le processus et le paysage d'approvisionnement de bout en bout.
Le plan vers la stratégie (P2S) couvre la partie amont du processus d'approvisionnement et comprend l'analyse des dépenses, la gestion de la stratégie par catégorie et la gestion des performances (planification du pipeline et suivi des économies ou des initiatives).
Source-to-Contract (S2C) fait référence aux principaux processus d'approvisionnement opérationnels liés à l'approvisionnement, aux négociations et à la gestion des contrats.
Le mode Purchase-to-Pay (P2P) fait référence à la partie transactionnelle du processus d'approvisionnement et résume toutes les étapes, de l'établissement d'une demande d'achat (PR) au paiement de la facture.
Le processus d'approvisionnement opérationnel complet, combinant le S2C et le P2P, de l'approvisionnement et de la passation de contrats à l'achat et au paiement des factures.
Source-to-Settle (S2S) est un terme principalement utilisé par les consultants pour décrire le processus d'approvisionnement de bout en bout, de l'analyse des dépenses au paiement des factures.
L'achat de biens, de matériaux ou de composants qui entrent directement dans la composition des produits ou services d'une entreprise.
L'achat de biens et de services qui soutiennent les opérations mais ne font pas partie du produit ou service final.
Une équipe spécialisée qui assure le leadership, la formation et le soutien en matière de meilleures pratiques, processus et technologies d'approvisionnement au sein d'une organisation.
Processus de collecte, de nettoyage, de classification et d'analyse des données relatives aux dépenses.
Processus d'évaluation des données relatives aux dépenses d'une organisation afin de comprendre les habitudes de dépenses, d'identifier les opportunités de réduction des coûts, d'améliorer l'efficacité et d'optimiser les stratégies d'approvisionnement.
La part des dépenses d'approvisionnement d'une entreprise qui est consacrée à des achats ponctuels et à des dépenses non classées. Habituellement, les 20 % les plus pauvres représentent 80 % des transactions et des fournisseurs.
Stratégie d'approvisionnement holistique à long terme qui regroupe les produits et services en catégories en fonction de leur fonction, de leur utilisation ou des marchés fournisseurs, dans le but d'optimiser les achats et l'engagement des fournisseurs.
Un plan structuré pour une catégorie spécifique, combinant une analyse, des objectifs, la dynamique du marché et des leviers de valeur ciblés et des tactiques pour atteindre les résultats souhaités grâce à la gestion de la demande, à l'approvisionnement, à la gestion des fournisseurs, à la gestion des risques et à des conseils d'achat.
La gestion de la performance des achats fait référence à la gestion du pipeline et au suivi des économies. Il s'agit de gérer et de suivre les économies, la gestion de la demande, le développement des fournisseurs ou les opportunités d'atténuation des risques et leur impact prévu, de l'idéation à l'exécution. Outre les économies, d'autres indicateurs tels que l'efficacité des processus, la réduction des émissions de CO2 ou d'autres objectifs sont également suivis et gérés.
Un processus d'approvisionnement ciblé axé sur l'acquisition efficace de biens et de services, la réduction des coûts et l'optimisation des canaux d'approvisionnement pour répondre aux besoins commerciaux à court ou moyen terme.
Processus utilisé pour recueillir des informations générales auprès de fournisseurs potentiels afin de comprendre leurs capacités et leurs solutions. Il s'agit généralement de la première étape d'un processus d'approvisionnement stratégique.
Processus formel invitant les fournisseurs à soumettre des propositions détaillées pour la fourniture d'un produit ou d'un service, comprenant souvent des informations sur les prix, la méthodologie et les délais. Généralement utilisé lorsque les spécifications détaillées ne sont pas entièrement établies et que des informations sur les solutions possibles sont recherchées.
Processus de sollicitation de devis spécifiques auprès de fournisseurs pour des produits ou services clairement définis.
Terme collectif désignant les demandes d'approvisionnement RFI, RFP, RFQ et autres demandes d'approvisionnement similaires, utilisé pour impliquer les fournisseurs au cours du processus d'approvisionnement.
L'utilisation de l'analyse des données pour évaluer les performances des fournisseurs et les conditions du marché pendant le processus d'approvisionnement, ce qui permet de prendre de meilleures décisions grâce à des fonctionnalités telles que le nettoyage des données, la détection des valeurs aberrantes, l'identification des opportunités, l'analyse concurrentielle et la comparaison des propositions.
Méthodologie utilisée pour évaluer et estimer le coût raisonnable d'un produit, d'un service ou d'une solution. Cela implique un examen complet des composantes des coûts, telles que les matériaux, la main-d'œuvre, les frais généraux, les marges bénéficiaires et d'autres facteurs pertinents. Il s'agit essentiellement de rétroconcevoir le coût d'un produit.
Utilisation de l'optimisation mathématique linéaire pour calculer la répartition optimale des récompenses en tenant compte de règles et de contraintes commerciales données. Il s'agit d'analyses de sourcing sur la vitesse.
Une décision d'attribution d'un fournisseur potentiel basée sur des règles commerciales, des contraintes et des objectifs définis. Il permet aux équipes d'approvisionnement de comparer différentes options, telles que les combinaisons de fournisseurs, les volumes ou les prix, à l'aide d'une analyse de scénarios pour identifier le résultat le plus optimal en termes de coûts, de risques et d'alignement stratégique.
Discussion structurée entre un acheteur et un fournisseur visant à parvenir à des conditions mutuellement acceptables en matière de prix, de livraison, de qualité ou d'autres conditions contractuelles ou commerciales.
Une vente aux enchères électronique menée via des plateformes numériques ou un logiciel d'approvisionnement, qui crée une pression concurrentielle sur les fournisseurs grâce à des enchères en temps réel, des délais condensés et des commentaires en direct pour garantir les meilleures conditions.
Gérer un contrat depuis sa création jusqu'à sa négociation, son exécution, sa conformité, son renouvellement ou sa résiliation, tout au long de son cycle de vie.
Un référentiel centralisé avec stockage, métadonnées, flux de travail et alertes pour gérer les documents contractuels tout au long de leur cycle de vie. Cela pourrait être SharePoint, cela ne devrait pas être SharePoint.
Outils et processus pour la rédaction, la révision et la rédaction de contrats en collaboration. Si la signature du contrat fait partie de la rédaction, c'est discutable.
Terme générique désignant la gestion de la base d'approvisionnement d'une organisation dans le but d'assurer des relations commerciales mutuellement bénéfiques.
Capture, stockage, analyse et mise à jour de toutes les données pertinentes sur les fournisseurs afin d'optimiser les interactions et les transactions de l'organisation avec les fournisseurs.
Processus de surveillance, de mesure et d'amélioration des performances des fournisseurs afin de garantir la qualité, la fiabilité et l'alignement sur les objectifs commerciaux. La gestion des performances comprend des éléments quantitatifs (livraison complète dans les délais), des paramètres de qualité du produit/service (taux d'acceptation/de rejet) et des évaluations qualitatives sous forme d'enquêtes.
Pratique consistant à identifier, évaluer et atténuer les risques associés aux fournisseurs, fournisseurs et autres partenaires externes dans des domaines de risque tels que la conformité réglementaire, la cybersécurité, les risques ESG, financiers ou géopolitiques.
Processus de saisie, de priorisation et d'évaluation des demandes commerciales liées aux achats, à la création de fournisseurs, à l'approvisionnement ou à la passation de contrats afin de s'assurer qu'elles sont traitées efficacement par le service des achats et alignées sur les objectifs commerciaux.
L'itinéraire ou la méthode par lesquels les biens et services sont achetés, tels que les contrats, les catalogues, les formulaires structurés, les places de marché, les cartes P, les plateformes spécifiques à une catégorie ou les demandes de texte libre.
Une plateforme B2B numérique où les fournisseurs tiennent à jour des catalogues de biens et de services pour rationaliser les achats.
Une liste organisée de produits ou services approuvés et négociés que les employés peuvent sélectionner pour rationaliser le processus d'achat et améliorer l'efficacité des processus. Les catalogues peuvent être distingués entre les catalogues internes, les catalogues hébergés et les catalogues découpés, qui déterminent le propriétaire, la responsabilité et la capacité à apporter des modifications.
Demande d'approvisionnement dans laquelle le demandeur spécifie manuellement les détails du produit ou du service au lieu de les sélectionner dans un catalogue prédéfini.
Demande officielle d'achat de biens ou de services, généralement initiée par un employé ou un service, détaillant les spécifications de l'article, les quantités et les justifications de l'achat.
Document officiel délivré par un acheteur à un fournisseur autorisant l'achat de biens ou de services spécifiques selon des conditions convenues.
Processus de confirmation de la réception, de l'inspection et de l'enregistrement des marchandises commandées dans le système.
Un enregistrement utilisé pour confirmer qu'un service contractuel a été fourni.
Document soumis par un fournisseur demandant le paiement de biens ou de services livrés.
Processus qui consiste à comparer une facture au bon de commande correspondant (correspondance bidirectionnelle) et à la fiche de réception des marchandises ou à la fiche de service (correspondance tridimensionnelle) afin de garantir l'exactitude avant le paiement.
Temps total écoulé pour mener à bien un processus ou une activité d'approvisionnement spécifique, du début à la fin.
Les principaux termes technologiques que vous devez connaître pour naviguer avec succès dans le paysage moderne des achats.
Un logiciel d'approvisionnement spécialisé visait à résoudre en profondeur un défi vertical spécifique (par exemple, l'approvisionnement) plutôt que d'offrir des fonctionnalités étendues.
Un fournisseur de logiciels d'approvisionnement complet fournissant des fonctionnalités tout au long du processus de la source au règlement (ou d'approvisionnement), généralement axées sur les fonctionnalités S2C et P2P.
Une base logicielle qui fournit un environnement standardisé et des outils pour créer, déployer et gérer efficacement des applications.
Un système intégré qui gère les principales fonctions commerciales, notamment les achats, les finances, la planification, les ressources humaines et les opérations.
Outils Web qui automatisent les processus d'achat, des demandes d'approvisionnement à la passation des commandes.
Un référentiel centralisé qui peut stocker des données structurées, semi-structurées et non structurées au même endroit.
Cadre structuré qui définit les concepts, les catégories et les relations entre les différents types de données au sein d'un domaine spécifique.
Ensemble de règles normalisées qui permet une communication en temps réel entre différents systèmes logiciels. Les API sont utilisées pour échanger librement des données entre les solutions.
Les termes évolutifs qui expliquent comment l'IA influence et modifie les achats et la technologie sous-jacente requise.
Des systèmes d'IA autonomes qui apprennent, s'adaptent et fonctionnent avec un minimum de supervision humaine.
Outils d'intelligence artificielle qui créent de nouveaux contenus, tels que du texte, des images, du son ou des vidéos, en réponse aux demandes des utilisateurs.
L'utilisation de systèmes pilotés par l'IA pour identifier, évaluer et sélectionner les fournisseurs avec un minimum d'intervention humaine, rationalisant ainsi le processus d'approvisionnement. Comprend la sensibilisation des fournisseurs, la collecte de devis et la comparaison pour étayer les décisions d'approvisionnement.
Des outils alimentés par l'IA qui mènent automatiquement les négociations avec les fournisseurs, optimisant les termes, les prix et les conditions contractuelles sans intervention humaine directe.
Les connaissances et les compétences nécessaires pour comprendre, interpréter et utiliser de manière responsable les technologies d'IA dans des contextes professionnels, afin de permettre une prise de décision éclairée.
Nettoyage des données
Identifier et corriger les erreurs et les incohérences dans les données afin de garantir leur exactitude et leur fiabilité.
Organiser les données en catégories pertinentes, telles que les types de dépenses ou les groupes de fournisseurs.
Fusion de données provenant de sources multiples dans un format cohérent et unifié.
Améliorer les données existantes grâce à des informations supplémentaires ou à un contexte externe tel que des scores, des évaluations des risques, etc.
Utiliser des interfaces d'IA (par exemple, le chat) pour recueillir et affiner les spécifications d'approvisionnement de manière autonome.
Recommandations basées sur l'IA des fournisseurs concernés sur la base des exigences et des modèles historiques.
L'utilisation de l'IA, en particulier des modèles génératifs, pour capturer, interpréter et hiérarchiser automatiquement les demandes d'approvisionnement, améliorer l'efficacité et garantir que les demandes sont correctement alignées sur les besoins de l'entreprise. Le terme est principalement utilisé pour décrire les engagements des parties prenantes sur les demandes d'achat, mais couvre également les demandes d'approvisionnement, de fournisseur ou de contrat.
Un concept de conception qui permet aux personnes de participer aux principaux points de décision d'un processus, en équilibrant l'efficacité de l'IA avec le jugement humain.
Domaine de l'intelligence artificielle qui permet aux ordinateurs de comprendre, d'interpréter et de générer le langage humain.
L'utilisation de modèles basés sur l'IA et les données pour prévoir les tendances futures, les performances des fournisseurs, la demande et les risques, permettant ainsi une prise de décision plus informée et proactive.
La coordination stratégique des activités d'approvisionnement entre les systèmes, les politiques, les parties prenantes et les données, souvent alimentée par l'IA.
Un ensemble de règles qui définissent ce que les agents d'IA peuvent et ne peuvent pas faire pour garantir un comportement éthique, conforme et contrôlé.
Un type spécifique d'IA (transformateur spécialisé) entraîné sur d'énormes volumes de texte, conçu pour comprendre et générer un langage semblable à celui d'un humain.
Les modèles d'apprentissage profond utilisaient des données visuelles de traitement de pointe telles que des images et des vidéos.
Type de réseau neuronal récurrent capable de mémoriser des informations pendant une longue période et d'appliquer les données stockées pour de futurs calculs.
Type d'architecture de réseau neuronal qui transforme ou modifie une séquence d'entrée en une séquence de sortie. Les LLM sont des transformateurs spécialisés.
Modèle d'IA à grande échelle reposant sur de vastes ensembles de données qui peuvent être adaptés à de multiples applications d'approvisionnement, telles que l'automatisation des processus, la génération d'informations ou l'amélioration de la prise de décision. Les CNN, les LSTM et les LLM sont tous des modèles fondamentaux.
Représentation structurée des données qui relie les entités sur la base de relations (par exemple, en liant les fournisseurs à leurs contrats ou à leurs risques).
Outils qui représentent des données textuelles ou visuelles sous forme de vecteurs numériques, permettant une recherche sémantique et une correspondance basée sur le sens.
Méthodes de recherche qui extraient les résultats en fonction de la signification conceptuelle plutôt que des correspondances exactes de mots clés.
L'épine dorsale technique reliant les sources de données, les modèles, les applications et les utilisateurs.
Aujourd'hui, la maîtrise des achats ne se limite pas à la compréhension des processus et de la terminologie traditionnels. Cela nécessite de parler le langage de la technologie et des outils d'IA qui façonnent l'avenir du domaine. En comprenant les termes clés que nous avons décrits ci-dessus, vous pouvez vous engager en toute confiance, prendre des décisions plus intelligentes et valoriser davantage votre travail. Gardez ce glossaire à portée de main en tant que ressource incontournable sur la voie de l'excellence en matière d'achats.
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