Tail spend optimization: From liability to value

Das Tail-Spend-Management ist eine der hartnäckigsten Herausforderungen im Einkauf und eine der größten ungenutzten Chancen. Es macht nur 20% der Gesamtausgaben aus, aber bis zu 80% aller Transaktionen. Zwar weiß jedes Unternehmen, dass die Verwaltung dieser Transaktionen einen Wert hat, aber die meisten haben sich damit abgefunden, dass es ihnen keine geschäftliche Anerkennung oder Preise einbringen wird, wenn sie Ressourcen darauf verwenden.

Die Logik scheint vernünftig zu sein: Die einzelnen Transaktionswerte sind zu niedrig, um eine Beteiligung der Beschaffung zu rechtfertigen. Aber wenn Sie herauszoomen, ändert sich das Bild schnell. Laut BCG, durch eine aktive Verwaltung der Nebenausgaben können die jährlichen Ausgaben um 5— 10% gesenkt werden. Bei einem Unternehmen mit Gesamtausgaben von 500 Millionen € liegen bis zu 50 Millionen € auf dem Tisch.

In diesem Blog erläutern wir, wie das Tail-Spend-Management in der Praxis optimiert werden kann, warum gängige Ansätze nur so weit gehen und wie eine vernetzte Plattform aus einer dauerhaften Belastung eine echte Wertquelle machen kann.

Was ist Tail Spend?

Tail-Spend bezieht sich auf das hohe Volumen an Transaktionen mit geringem Wert, die unter den Schwellenwerten für Ihr Beschaffungsengagement liegen. Je nach Ihrer Organisation, Ihrem Land und Ihrer Teamgröße können diese Schwellenwerte zwischen 2.500€ und 250.000€ liegen.

Die Transaktionen im Schwanz selbst sind individuell klein. Zusammengenommen führen sie jedoch zu einer Reihe erheblicher und unterschätzter Probleme. Um zu verstehen, warum das so ist, hilft es, sich anzusehen, was eine typische Tail-Spend-Transaktion beinhaltet.

Tail Spend Management: Die Realität

Stellen Sie sich eine typische Tail-Spend-Transaktion vor. Ein Stakeholder braucht etwas — Software, einen Fachservice, ein einmaliges Gerät. Der Wert beträgt 5.000€. Der Betrag liegt unter dem Schwellenwert für die formelle Beteiligung an der Auftragsvergabe, sodass die Interessengruppen die Beschaffung selbst beschaffen, ohne das Beschaffungswesen einzubeziehen.

Sie wenden sich an einen Anbieter, den sie bereits kennen, oder an einen, der sie in der Vergangenheit angesprochen hat. Der Vorschlag kommt zurück und sieht vernünftig aus. Wenn die Unternehmenspolitik drei Angebote vorschreibt, erhalten zwei weitere Lieferanten eine kurze E-Mail, aber die Entscheidung wurde bereits getroffen. Die Informationen, die mit den einzelnen Lieferanten geteilt werden, sind inkonsistent. Es gibt keine echte Konkurrenz.

Der Anbieter ist neu, daher wird eine Freitextkaufanfrage an die Beschaffung gesendet. Es folgen E-Mails hin und her, um genau zu klären, was gekauft wird, für wen und warum. Der neue Anbieter muss dann eingebunden werden, was die Datenerfassung, Risiko- und Compliance-Prüfungen sowie Genehmigungsabläufe auslöst. Das dauert Wochen. Der Stakeholder, frustriert über die Verzögerung, beginnt, den Umfang informell mit dem Lieferanten zu besprechen. Die Arbeit beginnt, bevor die Bestellung erteilt wird, was Risiken mit sich bringt und Prozesse untergräbt. Dies wird als Maverick Spend bezeichnet.

In der Zwischenzeit versucht die Beschaffung, die Anzahl der Lieferanten zu reduzieren und die Ausgaben bei bevorzugten Anbietern zu konsolidieren. Die Zulassung eines neuen Lieferanten für eine Transaktion im Wert von 5000€ läuft diesem KPI zuwider, sodass die Beschaffung das Onboarding verschiebt oder ganz ablehnt. Der Interessengruppen fühlt sich blockiert. Die Beschaffung wird dafür verantwortlich gemacht. Die Beziehung erleidet einen Schlag.

Multiplizieren Sie dies mit Hunderten oder Tausenden von Transaktionen pro Jahr, und das Ausmaß des Problems wird deutlich. Und es entstehen drei unterschiedliche Probleme, die sich gegenseitig verstärken.

Drei Kosten für nicht verwaltete Tail-Spend

Die obige Geschichte veranschaulicht drei Herausforderungen bei der Beschaffung die sich bei praktisch jeder Tail-Spend-Transaktion wiederholen:

• ein Mangel an echtem Lieferantenwettbewerb,
• keine Fähigkeit, kommerzielle Hebelwirkung bei niedrigen Werten auszuüben, und
• die Reibung und Verzögerung bei der Ad-hoc-Aufnahme von Lieferanten.

Zusammen führen sie zu nicht verwalteten Tail-Spend, was zu drei Aufzinsungskosten.

• Keine Ersparnisse: Niedrige Transaktionswerte, keine Beteiligung an der Beschaffung, unvollständige Lieferanteninformationen, kein echter Wettbewerb und keine Verhandlungen bedeuten, dass Jahr für Jahr ein erheblicher erzielbarer Wert auf dem Tisch liegt.
• Hohe Prozesskosten: Freitextanfragen, Klärungszyklen, das Onboarding neuer Anbieter, widersprüchliche KPIs und Spannungen zwischen den Stakeholdern führen zu erheblichen Mehrkosten, die keinen Wert haben.
• Erhöhtes Risiko: Unvorhergesehene Ausgaben, Lieferanten, die arbeiten, bevor Bestellungen ausgestellt werden, und Onboarding ohne angemessene Compliance-Kontrollen führen zu finanziellen und regulatorischen Risiken, die weitgehend unsichtbar sind.

Diese drei Probleme und Kosten sind miteinander verknüpft. Sie können keines dieser Probleme vollständig lösen, ohne sich mit den anderen zu befassen, weshalb Ansätze, die nur einen Teil des Ganzen angehen, in der Regel zu kurz greifen.

Gängige Lösungen für das Management von Tail-Spend und deren Einschränkungen

Die Verwaltung der Gesamtausgaben ist keine neue Herausforderung, und die meisten Unternehmen haben im Laufe der Jahre eine Reihe von Ansätzen ausprobiert. Zu den gängigen Lösungen gehören:

• Outsourcing an GPOs, Berater oder Aggregatoren überträgt die Betriebslast. Es kann die Arbeitsbelastung interner Teams verringern, geht aber nicht auf die zugrunde liegenden Sparverluste, Prozessineffizienzen oder Risiken ein. Das Problem wird parallel zum Prozess ausgelagert und nicht gelöst. Und es ist mit zusätzlichen Kosten verbunden, unabhängig davon, ob Sie 2% für ein GPO oder eine Technologieplattform zahlen.
• Kategorie Strategien sind unverzichtbar, um Struktur und Orientierung zu geben, und sie sind in gut verwalteten Kategorien sehr effektiv. Die Herausforderung besteht darin, dass Strategien oft gar nicht existieren oder nur eine Handvoll Kategorien abdecken, sodass der Long-Tail völlig orientierungslos bleibt. Und selbst dort, wo Strategien existieren, wird die Operationalisierung selten thematisiert. Strategien sind in der Regel eher in Dokumenten als im täglichen Kaufverhalten verankert, und viele, fragmentierte indirekte Kategorien sind die Bereiche, in denen Dinge am häufigsten übersehen werden.
• Punkttechnologielösungen kann in bestimmten Bereichen wie Ausgabenanalyse, Wareneingang, Beschaffung und Lieferanten-Onboarding echte Verbesserungen bewirken. Aber jedes Tool behebt in der Regel einen Teil des Problems. Ohne Integration fließen Daten nicht zwischen Systemen, Arbeitsabläufe lassen sich nicht miteinander verbinden, und das Gesamterlebnis bleibt sowohl für Beschaffungsteams als auch für Stakeholder fragmentiert.

Was jedem dieser Ansätze fehlt, ist die Verbindung. Tail Spend ist kein einzelnes Problem mit einer einzigen Lösung — es ist ein System miteinander verbundener Probleme, für das ein System miteinander verbundener Lösungen erforderlich ist. Der richtige Ansatz hängt von der Größe, der Komplexität der Kategorien und dem Reifegrad Ihres Unternehmens ab. Deshalb kombinieren die effektivsten Strategien mehrere Tools und Methoden, anstatt sich auf ein einzelnes zu verlassen.

So optimierst du deinen Tail-Spend

Um die Tail-Ausgaben unter Kontrolle zu bringen, müssen mehrere unterschiedliche Herausforderungen gleichzeitig angegangen werden. Organisationen, die bedeutende Fortschritte erzielen, verfügen in der Regel über die folgenden Funktionen.

Sichtbarkeit ausgeben

Was Sie nicht messen können, können Sie nicht verwalten. Die Gesamtausgaben sind wirklich schwer zu erkennen — Transaktionen finden abteilungs-, geografisch- und systemübergreifend statt, und viele von ihnen greifen überhaupt nicht auf ein formelles Beschaffungsinstrument zurück. Konsolidierung und Bereinigung von Ausgabendaten aus dem gesamten Unternehmen ist die Grundlage jeder Tail-Spend-Strategie. Ohne sie werden sich die Probleme und Chancen weiterhin vor aller Augen verstecken.

Operationalisierung der Strategie der Kategorie

Kategorienstrategien müssen in das tägliche Kaufverhalten eingebettet und nicht in Dokumenten gespeichert werden. Das bedeutet, über einen Mechanismus zu verfügen, um Strategien zu definieren und diese aktiv in Beschaffungsentscheidungen, Lieferantenauswahl und Einkaufsberatung einzubeziehen — so dass die Strategie auch dann befolgt wird, wenn kein Category Manager anwesend ist.

Beratung für Interessengruppen

Intake ist der Ort, an dem die Tail-Ausgaben entweder erfasst oder generiert werden. Indem Sie die Stakeholder auf bestehende Einkaufskanäle, bevorzugte Lieferanten und aktive Verträge aufmerksam machen — bevor eine neue Lieferantenanfrage gestellt wird — wird verhindert, dass unnötige Ausgaben von vornherein in den Hintergrund geraten. Durch die strukturierte Datenerfassung an der Stelle, an der die Anfrage gestellt wird, entfallen die Klärungszyklen, die die Prozesskosten in die Höhe treiben.

Wettbewerbsfähige, skalierbare Beschaffung

Tail-Spend-Transaktionen sind individuell zu klein, um es zu rechtfertigen, dass ein Category Manager für jede einzelne Transaktion taktische Sourcing-Events oder Spot-Käufe durchführt. Um diesen Transaktionen echten Wettbewerb zu bieten, ist Folgendes erforderlich Beschaffungsprozesse, die automatisiert oder gesteuert werden können - Sicherstellung eines fairen Informationsaustauschs, eines effizienten Ablaufs und einer Dokumentation der Ergebnisse — ohne dass pro Ereignis ein erheblicher manueller Aufwand erforderlich ist.

Automatisierte Verhandlungen

Neben der Beschaffung bieten sich häufig weitere Einsparpotenziale in direkten Verhandlungen mit Lieferanten — sei es bei einem eingehenden Angebot oder im Anschluss an ein taktisches Sourcing-Event. Auf der Skala der Endausgaben ist dies nur realisierbar, wenn Verhandlungen können ohne menschliches Eingreifen stattfinden bei jeder Interaktion.

Effizientes Lieferantenmanagement

Probleme beim Onboarding von Lieferanten sind einer der Hauptgründe für eigenwillige Ausgaben. Durch die Rationalisierung des Onboardings — sodass Compliance-Prüfungen effizient abgeschlossen werden und neue Anbieter ohne wochenlange Verzögerung hinzugezogen werden können — entfällt ein wichtiger Grund, warum Stakeholder die Beschaffung umgehen. Ebenso wichtig ist es, die Lieferantenbasis durch konsistentes Offboarding und Konsolidierung sauber zu halten und für Unternehmen mit ESG-Verpflichtungen (die unterschiedlichsten Lieferanten stehen im Hintergrund) die Überwachung der Ausgaben für unterschiedliche oder nachhaltige Lieferanten.

Transaktionsautomatisierung

Die Prozesskosten für nicht verwaltete Tail-Spend-Anforderungen sind größtenteils auf die manuelle Bearbeitung von Freitextanfragen, Klärungsschleifen, Genehmigungen und Ausnahmen zurückzuführen. Durch die Automatisierung der Transaktionsebene — von der Bestellanforderung bis zur Rechnungsstellung — auf der Grundlage von kategorien- und grenzwertspezifischen Regeln entfällt dieser Aufwand in großem Umfang, während gleichzeitig echte Ausnahmen für eine manuelle Überprüfung gekennzeichnet werden.

Procure Ai: Eine einheitliche Lösung für Tail Spend Optimization

Die meisten Unternehmen, die versuchen, die Tail-Spend zu bekämpfen, haben am Ende einen Flickenteppich von Tools, die nicht miteinander kommunizieren: Daten werden in einem System ausgegeben, taktische Beschaffung und Verhandlungen in einem anderen (wenn überhaupt), Lieferantenmanagement in einem dritten und P2P in einem anderen. Das Ergebnis spiegelt das Problem selbst wider — fragmentiert, ineffizient und schwer zu handhaben.

Procure Ai wurde speziell entwickelt, um anders zu sein. Jedes Modul zielt auf eine der oben beschriebenen Kernfunktionen ab. Da sie sich eine einzige Datenebene und Workflow-Engine teilen, fließt die Strategie bei jeder Transaktion automatisch in die Ausführung und Operationalisierung ein.

Einheitliche Ausgabenanalyse

Unified Analytics führt Ausgabendaten aus dem gesamten Unternehmen zusammen, bereinigt und kategorisiert sie und gibt der Beschaffung ein klares Bild davon, wo die Gesamtausgaben konzentriert sind. In welchen Kategorien ist der Anteil fragmentierter Transaktionen am höchsten? Wo wird Automatisierung am ehesten Wirkung zeigen? Wo liegen versteckte Ausgabenmöglichkeiten innerhalb der bestehenden Lieferantenbeziehungen? Dies ist die Grundlage für alles andere.

Ganzheitliches Kategorienmanagement

Kategorienstrategien sind nur so gut wie ihre Umsetzung. Das Modul Category Management ermöglicht es Beschaffungsteams, Kategorienstrategien direkt in der Plattform zu definieren und sie auf jedes andere Modul zu übertragen, sodass Strategien nicht nur in Dokumenten verankert sind, sondern das Kaufverhalten, die Beschaffungsentscheidungen und die Lieferantenauswahl im Tagesgeschäft aktiv beeinflussen.

Generatives Einnahmemanagement

Generatives Intake Management führt Stakeholder zu bestehenden Einkaufskanälen, bevorzugten Lieferanten und aktiven Verträgen, bevor eine neue Lieferantenanfrage gestellt wird. Die strukturierte Datenerfassung ersetzt Freitextanfragen und macht die Klärungszyklen überflüssig, die so viel Prozesszeit in Anspruch nehmen. Für die Beteiligten fühlt es sich an, als wäre es ein schnellerer Weg, das zu bekommen, was sie benötigen. Für die Auftragsvergabe bedeutet dies eine bessere Einhaltung der Richtlinien, mehr Verwaltungsausgaben, weniger Lärm und weniger Situationen, in denen die einzige Antwort darin besteht, sich zurückzuziehen.

Autonome (taktische) Beschaffung und Verhandlungen

Wo mehrere Angebote erforderlich sind, macht Autonomous Sourcing den Wettbewerb real und skalierbar. Taktische Beschaffungsaktionen und Spot-Käufe können automatisiert werden, oder die Beteiligten können durch den Prozess geführt werden. So wird sichergestellt, dass die Informationen fair verteilt, der Prozess effizient abgeschlossen und die Ergebnisse dokumentiert werden. Dadurch wird das Sparproblem direkt gelöst, ohne dass ein Category Manager Veranstaltungen manuell durchführen muss.

Autonome Verhandlungen erweitern die Sparmöglichkeiten weiter. Unabhängig davon, ob auf der Grundlage eines Angebots von Interessenvertretern oder als Erweiterung einer autonomen Beschaffungsaktion — KI-gestützte Verhandlungen binden Lieferanten ein, arbeiten auf bessere Geschäftsbedingungen hin und erfassen Einsparungen aus Ausgaben, die zuvor unangetastet geblieben wären.

Intelligentes Lieferantenmanagement

Ein effektives Onboarding von Lieferanten — ausgelöst bei der Auftragsannahme oder nach einer Verhandlung — bedeutet, dass neue Lieferanten effizient bearbeitet werden, Compliance-Prüfungen abgeschlossen sind und der Prozess ohne die Verzögerungen voranschreitet, die die Beteiligten oft zu eigenwilligem Verhalten drängen. Das Offboarding kann ebenfalls verwaltet werden, sodass Ihre Lieferantenbasis sauber bleibt und Ihre Konsolidierungs-KPIs auf Kurs bleiben. Für Unternehmen, die ESG- oder Lieferantendiversitätsziele verfolgen, werden hier auch die Ausgaben für zertifizierte, diversifizierte oder nachhaltige Lieferanten sichtbar und nachvollziehbar (in Kombination mit Analytics).

Reibungsloser Einkaufsbetrieb

Die Workflow-Automatisierung befasst sich im Kern mit dem Prozesskostenproblem. Es beginnt mit der Freitextstrukturierung und wandelt unstrukturierte Kaufanfragen in saubere, nutzbare Daten um, die keiner manuellen Interpretation bedürfen. Von dort aus bestimmen kategorien- und schwellenspezifische Regeln, wie jede Transaktion abgewickelt wird. Auf der Grundlage der Risikobereitschaft Ihres Unternehmens werden die folgenden Prozesse automatisiert:

• ‍Verwaltung von Bestellanforderungen und Bestellungen: Anfragen werden ohne manuelle Übergabe validiert, weitergeleitet und in Bestellungen umgewandelt.‍
• Genehmigungsmanagement: Genehmigungsworkflows werden auf der Grundlage vordefinierter Regeln automatisch ausgelöst und verfolgt.‍
• Verwaltung der Auftragsbestätigung (OC): Lieferantenbestätigungen werden erfasst und mit offenen Bestellungen abgeglichen.‍
• Verwaltung des Wareneingangs und der Leistungserfassung (GR/SES): Belege werden protokolliert und anhand von Bestellungen und Verträgen überprüft.‍
• Rechnungsabgleich: Rechnungen werden automatisch mit Bestellungen, Auftragsbestätigungen und Wareneingängen abgeglichen, sodass Ausnahmen gekennzeichnet werden, sodass keine manuelle Überprüfung erforderlich ist.

Der Wert einer aktiven Verwaltung Ihrer Tail-Ausgaben

Wenn alle drei Probleme zusammen angegangen werden, gehen die Ergebnisse über eine schrittweise Verbesserung hinaus. Zu den wichtigsten Vorteilen gehören:

• Höhere Prozesseffizienz: Die manuellen Übergaben, Klärungsschleifen und Genehmigungsengpässe, die für unkontrollierte Tail-Spend typisch sind, werden weitgehend eliminiert. Procure Ai-Kunden wie EnBW, Kärcher und DMG Mori berichten 37% kürzere Auftragsbearbeitungszeiten und 47% schnellere Vergabeentscheidungen.
• Kosteneinsparungen durch zuvor nicht verwaltete Ausgaben: Automatisierte Beschaffung und Verhandlung erfassen Werte, für die die Kategoriemanager nie die Bandbreite hatten, um diese zu verfolgen. Bei unserem Kundenstamm konnten wir pro Beschaffungs- und Verhandlungsereignis eine durchschnittliche Einsparung von 4,9% erzielen. Versteckte Ausgaben in bestehenden Verträgen werden aufgedeckt und behoben.
• Geringeres Risiko: Ausgaben werden nicht mehr außerhalb der genehmigten Kanäle abgewickelt, wodurch das Risiko reduziert wird. Das Onboarding von Anbietern ist konsistent und gesetzeskonform. Unnötige Ausgaben werden reduziert, weil der legitime Prozess schnell genug ist, um den geringsten Widerstand zu bieten.
• Höhere Zufriedenheit der Stakeholder: Stakeholder erhalten schneller, was sie benötigen, und das mit integrierten Anleitungen für bessere Kaufentscheidungen. Die Beschaffung ist nicht mehr die Abteilung, die nein sagt.
• Ressourcen können für wertschöpfende Möglichkeiten eingesetzt werden: Der Transaktionsaufwand, der derzeit so viele Beschaffungskapazitäten beansprucht — die Bearbeitung von Anfragen, das Einholen von Genehmigungen, das Onboarding von Anbietern und das Lösen von Ausnahmen — kann drastisch reduziert werden. Die Beschaffungsteams können sich somit auf das Kategoriemanagement, die strategische Beschaffung oder das Lieferantenmanagement konzentrieren, bei denen es wirklich auf menschliches Fachwissen ankommt.

Fangen Sie an, aus Ihren Tail-Ausgaben einen Mehrwert zu schöpfen

Tail Spend muss nicht das Problem sein, das Sie lösen, indem Sie es ignorieren. Mit der richtigen Plattform kann aus einem Problem eine echte Wertquelle werden — in Form von Einsparungen, Wiederherstellung der Prozesszeit, Risikominderung und einer Beschaffungsfunktion, mit der die Beteiligten arbeiten wollen, anstatt sich um sie herum zu beschäftigen.

Hören Sie auf, Ihren Schwanz unter den Teppich zu kehren, und fangen Sie jetzt an, daraus Wert zu schöpfen. Die Technologie ist bereit. Bist du? Nehmen Sie Kontakt auf um zu sehen, wie Procure Ai helfen kann.