Les négociations autonomes aident les achats à réaliser des économies de coûts accrues grâce à l'IA

Les négociations sont au cœur de la proposition de valeur de l'approvisionnement, mais les ressources limitées obligent souvent les équipes à se concentrer uniquement sur les événements et les contrats d'approvisionnement les plus importants et les plus importants. Les politiques internes relatives à l'engagement des achats et à la participation aux derniers stades des projets limitent davantage la capacité des achats à influencer les dépenses. Par conséquent, jusqu'à 90 % des transactions et un pourcentage important des dépenses restent entre les mains des parties prenantes, sans être touchées par les achats. Cela signifie que les équipes d'approvisionnement ne parviennent pas à réaliser des économies sur environ 20 à 50 % des dépenses réalisables d'une année sur l'autre.

Les négociations autonomes peuvent aider les équipes d'approvisionnement à relever ce défi. Selon le rapport de Gartner Principales tendances technologiques en matière d'approvisionnement en 2024 Selon un rapport, 20 % des organisations utiliseront des assistants virtuels et des chatbots pour gérer les interactions entre les parties prenantes et les fournisseurs d'ici 2026. Les négociations autonomes tirent parti de l'automatisation intelligente et de l'aide à la décision pour permettre à l'approvisionnement de négocier des appels d'offres tactiques et opérationnels lorsque la participation des achats est facultative (inférieure au seuil de participation) ou intervient trop tard. Les achats peuvent permettre de réaliser des économies d'environ 4,7 % en exploitant ces domaines jusque-là intacts.

Ce blog explore le fonctionnement de la négociation autonome, les technologies qui la permettent et les principaux avantages qu'elle offre aux équipes d'approvisionnement.

Comprendre les négociations autonomes

La négociation autonome utilise l'intelligence artificielle (IA) et l'apprentissage automatique pour négocier des conditions commerciales telles que les prix, les délais de livraison, les conditions de paiement ou la durée des contrats avec une intervention humaine limitée ou nulle. Le processus automatise la communication et la prise de décision en appliquant des règles prédéfinies et des données en temps réel. Actuellement, les négociations autonomes se concentrent sur des termes quantifiables exprimés en valeurs numériques ; toutefois, leur champ d'application devrait s'étendre pour inclure des clauses contractuelles plus complexes à l'avenir.

La technologie au service des négociations autonomes

Les négociations autonomes sont alimentées par une combinaison de technologies d'IA avancées qui fonctionnent ensemble pour simuler et exécuter des stratégies de négociation efficaces :

• L'analyse prédictive permet aux systèmes d'IA de prévoir les tendances des prix et d'anticiper le comportement des fournisseurs, offrant ainsi un avantage stratégique.

• Le traitement du langage naturel (NLP) permet au système d'interpréter les messages des fournisseurs et d'y répondre de manière similaire à celle d'un humain, ce qui facilite une communication fluide.

• L'apprentissage automatique joue un rôle essentiel en affinant continuellement les tactiques de négociation en fonction des résultats antérieurs, améliorant ainsi les performances au fil du temps.

• Le traitement des données en temps réel permet à l'IA de réagir instantanément à l'évolution des prix du marché ou des conditions de la chaîne d'approvisionnement, garantissant ainsi la pertinence et la compétitivité des décisions.

Comment fonctionnent les négociations autonomes

Le processus de négociation autonome suit généralement un flux de travail structuré, de la définition des objectifs initiaux à la finalisation des accords, géré par Agents d'IA avec une intervention humaine minimale, voire nulle, selon le niveau d'autonomie souhaité.

Les négociations peuvent être déclenchées de deux manières :

1. Manuellement, sur la base d'un projet : L'équipe des achats peut décider pour une demande d'achat donnée d'engager une négociation avec un seul fournisseur ou pour un événement d'approvisionnement tactique antérieur afin de négocier avec plusieurs fournisseurs. La (re) négociation des conditions de paiement avec un large éventail de fournisseurs constitue un autre exemple d'approche ciblée.

2. Automatiquement en fonction de règles prédéfinies : Les gestionnaires de catégories et les achats peuvent définir des règles et des paramètres (par exemple, code de catégorie, seuil de dépenses, fournisseurs préférés) pour lesquels une demande d'achat doit automatiquement déclencher une négociation. Cette approche peut favoriser l'opérationnalisation des stratégies catégorielles, en particulier dans des environnements de marché concurrentiels comptant plusieurs fournisseurs privilégiés ou lorsque des fournisseurs ponctuels sont fréquemment utilisés.

Les principales étapes de ce processus sont les suivantes :

1. Réglage des paramètres: L'équipe des achats définit des objectifs tels que les taux d'économies cibles, les délais de livraison préférés, les conditions de paiement acceptables, la tolérance au risque et l'agressivité de la négociation. Les achats définissent également des déclencheurs pour des examens manuels des opportunités détectées ou des flux de processus automatisés en fonction des catégories, des fournisseurs préférés ou des seuils de dépenses.

2. Initier des négociations: Le système d'IA contacte les fournisseurs à l'aide de modèles dynamiques, analyse les réponses et lance des contre-offres sur la base de règles commerciales prédéfinies.

3. Clôture de transactions: Une fois qu'un accord mutuel est détecté, le système finalise les conditions, génère automatiquement les contrats et enregistre les résultats.

4. Mettre à jour les demandes d'achat: les fournisseurs téléchargent leurs documents de devis révisés dans le système, qui met ensuite à jour la demande d'achat et déclenche des flux de travail d'approbation.

Les avantages des négociations autonomes

Les négociations autonomes offrent des avantages considérables aux équipes chargées des achats qui cherchent à étendre leur champ d'action, à réduire la charge de travail manuelle et à libérer une valeur jusque-là inexploitée de leurs dépenses de détail. Les principaux avantages sont les suivants :

• Rapidité et efficacité : Les négociations qui n'avaient pas lieu auparavant parce qu'elles prendraient trop de temps peuvent désormais être menées à bien en quelques minutes, car l'IA réduit considérablement les temps de cycle. Cela rend les négociations viables lorsqu'une faible valeur, une implication tardive ou un manque de ressources auraient auparavant empêché les achats de générer des économies.

• Informations basées sur les données : L'IA analyse en permanence les données de négociation passées ainsi que les conditions actuelles du marché afin de recommander les stratégies de négociation les plus efficaces. Cela donne aux équipes d'approvisionnement une meilleure visibilité sur le comportement des fournisseurs, les tendances en matière de prix et les indicateurs de risque, améliorant ainsi la prise de décisions immédiates et futures.

• Économies de coûts : L'IA identifie les conditions commerciales favorables à l'aide de données de marché en temps réel, d'informations historiques sur les prix et d'informations comportementales pour garantir de meilleurs prix de manière cohérente. Étant donné que l'automatisation évolue sans personnel supplémentaire, le service des achats peut augmenter ses dépenses adressables et négocier des achats jusque-là non concernés sans augmenter les coûts opérationnels.

• Relations avec les fournisseurs améliorées : L'IA permet une communication cohérente, équitable et transparente avec les fournisseurs. En éliminant les préjugés émotionnels et en préservant le professionnalisme dans chaque négociation, le système favorise la confiance et garantit un traitement équitable. Cela garantit également que les petits fournisseurs sont engagés et que les fournisseurs privilégiés sont systématiquement inclus dans les appels d'offres pertinents, renforçant ainsi les relations tactiques et stratégiques.

• Évolutivité et agilité : Qu'il s'agisse de négocier avec 1, 5, 50 ou 5 000 fournisseurs, les systèmes d'IA maintiennent les performances et la qualité. Cela permet aux petites équipes d'approvisionnement de dépasser leur poids et de redimensionner leurs opérations afin de gérer efficacement des chaînes d'approvisionnement complexes. Les négociations autonomes permettent également des renégociations rapides en réponse à des changements soudains du marché, tels que des modifications tarifaires ou des événements géopolitiques.

Négociations autonomes avec Procure Ai

La plateforme d'automatisation des achats de Procure AI permet aux organisations de mener des négociations en mode pilote automatique, ce qui permet de réaliser de réelles économies grâce à des dépenses tactiques jusque-là inexploitées. Procure AI prend en charge divers cas d'utilisation de négociation autonome avec différents degrés d'automatisation. Le architecture de la plateforme permet également de relier plusieurs cas d'utilisation connexes de l'IA, tels que l'approvisionnement autonome, la recherche de fournisseurs et les négociations de contrats, afin de renforcer l'automatisation des processus.

Sur la base des expériences de nos clients, approvisionnement et négociations autonomes se traduisent par une économie moyenne de 4,7 %. Cela signifie que pour chaque 100 millions d'euros de dépenses liées à la queue que vous touchez, vous pouvez générer environ 5 millions d'euros d'économies supplémentaires.

Réaliser des économies inexploitées grâce à l'IA

Les négociations autonomes remodèlent les achats en rationalisant le processus de négociation, le rendant plus rapide, plus cohérent et piloté par les données. Au fur et à mesure de l'évolution de cette technologie, les premiers utilisateurs bénéficieront d'un avantage concurrentiel grâce à la rationalisation des opérations et au renforcement des réseaux de fournisseurs. Cela leur permettra de tirer parti d'autres processus en aval tels que les négociations de contrats, libérant ainsi des ressources supplémentaires.

Les responsables des achats ambitieux explorent déjà les négociations autonomes et commencent à les intégrer dans leurs stratégies d'approvisionnement, de gestion des catégories et de négociation. Nous contacter pour découvrir comment Procure Ai soutient les négociations autonomes et peut vous aider à réaliser de nouvelles économies sur vos dépenses de détail.