Comment élaborer une feuille de route en matière d'IA pour les achats

Ces dernières années, la numérisation est restée une priorité absolue pour les responsables des achats. Selon Sondage mondial réalisé par Deloitte auprès des directeurs des achats en 2023 61 % des directeurs des achats ont souligné l'importance de la transformation numérique pour améliorer la capacité d'adaptation et conserver un avantage concurrentiel. L'intelligence artificielle (IA) est encore un ajout relativement récent à la technologie d'approvisionnement, mais les organisations commencent à reconnaître son potentiel de transformation. Selon un récent Étude d'Oliver Wyman sur les « tendances transformatrices en matière d'achats », 92 % des directeurs des achats envisagent la technologie, l'automatisation et l'IA pour améliorer l'efficacité de leurs effectifs au cours des deux prochaines années.

Pour tirer pleinement parti des avantages de l'IA, les équipes achats doivent évaluer leurs feuilles de route de numérisation, le cas échéant, et réfléchir de manière réfléchie à la manière dont l'IA peut contribuer à leur parcours de transformation numérique. Cet article explique comment intégrer l'IA à votre feuille de route numérique.

L'évolution de la numérisation des achats : de l'automatisation de base aux feuilles de route basées sur l'IA

Au cours de la dernière décennie, les équipes d'approvisionnement n'ont cessé de faire progresser leurs efforts de numérisation. Les premières feuilles de route étaient linéaires et visaient des gains d'efficacité supplémentaires grâce à une automatisation de base. À mesure que le paysage évoluait, l'analyse des données et une prise de décision plus intelligente sont devenues des priorités essentielles, mettant l'accent sur l'efficacité opérationnelle et les informations basées sur les données.

À présent, L'IA joue un rôle central dans le nettoyage des données, l'amélioration des processus et l'accélération de la transformation. Ainsi, l'accent est passé de la simple automatisation à l'augmentation des capacités humaines, en utilisant des agents et des cadres d'IA pour améliorer la productivité et les décisions stratégiques. Pour exploiter pleinement le potentiel de la transformation numérique, les achats doivent désormais intégrer l'IA dans leur feuille de route de numérisation.

L'impact de la numérisation sur le modèle opérationnel des achats

La technologie et les données constituent une dimension essentielle d'un modèle opérationnel d'approvisionnement. Dans l'environnement commercial dynamique d'aujourd'hui, les modèles opérationnels doivent être agiles et adaptables, prêts à répondre aux changements technologiques et à ajuster les processus et les ressources selon les besoins. Lorsque les modèles opérationnels anticipent et reflètent les capacités technologiques actuelles et émergentes et leurs implications sur les personnes et les processus, les organisations peuvent faire face à la complexité des achats, améliorer l'efficacité opérationnelle et augmenter la création de valeur. Lorsque cet alignement fait défaut, les investissements technologiques produiront rarement les rendements escomptés.

Comment élaborer une feuille de route en matière d'IA pour les achats

De nombreuses organisations ont déjà mis en place une feuille de route numérique. Cela signifie que vous chercherez des moyens d'intégrer l'IA à vos plans existants, plutôt que de partir de zéro. En suivant ces étapes, vous pouvez vous assurer que l'IA est prise en compte dans votre feuille de route de numérisation.

Étape 1 : Reconnaissez vos points faibles

Avant de commencer à envisager la mise en œuvre d'une nouvelle technologie, vous devez d'abord comprendre le problème que vous essayez de résoudre. Par conséquent, la première étape de l'élaboration d'une feuille de route basée sur l'IA (ou numérique) pour les achats consiste à examiner vos opérations et vos processus et à identifier les principaux défis que l'IA pourrait être en mesure de relever. Par exemple, avez-vous du mal à réaliser suffisamment d'économies ? Avez-vous du mal à extraire des informations pertinentes de vos données ? Ou est-ce que les parties prenantes se plaignent de la lourdeur du processus d'achat ?

Étape 2 : Étudier les capacités et les cas d'utilisation de l'IA

Une fois que vous savez quels problèmes vous souhaitez résoudre, recherchez et comprenez le large éventail de Agents d'IA disponible pour la fonction. Les cas d'utilisation potentiels de l'IA dans les achats sont nombreux et concernent chaque étape du processus d'approvisionnement, de la gestion des données à l'engagement des fournisseurs, en passant par les achats.

Certains les cas d'utilisation de l'IA les plus percutants dans les achats, inclure :

• Analyse des dépenses et des données : L'IA rationalise la classification, le nettoyage et l'enrichissement des données pour garantir une visibilité précise des dépenses et découvrir des opportunités d'économies tout en signalant les anomalies telles que les trop-payés ou les dépenses non-conformistes.

• Développement de la stratégie de catégorie : L'IA soutient les stratégies catégorielles basées sur les données en analysant les données du marché et des fournisseurs en temps réel, en prévoyant les tendances et en recommandant des leviers de valeur.

• Gestion des performances : L'IA automatise le suivi des économies, identifie les opportunités futures et fournit des tableaux de bord KPI en temps réel pour les performances des fournisseurs et des achats.

• Sourcing et négociation : IA améliore l'approvisionnement en automatisant les processus d'appel d'offres, en évaluant les fournisseurs, en analysant les propositions et même mener des négociations autonomes.

• Gestion de la relation avec les fournisseurs : L'IA prend en charge le cycle de vie complet des fournisseurs, de l'intégration à l'offboarding, en collectant, filtrant et enrichissant les profils des fournisseurs à l'aide de données de risque et de performance en temps réel.

• Gestion des contrats : L'IA accélère les flux de travail contractuels en automatisant la redlining, en recommandant des clauses, en effectuant des contrôles de conformité et en partageant des alertes de renouvellement.

• Gestion des admissions : L'IA extrait les données des requêtes en texte libre, guide les utilisateurs à travers des processus conformes ou génère automatiquement des brouillons de SOW.

• Achats et opérations : L'IA automatise la génération des bons de commande, surveille les interruptions, signale les risques de fraude et garantit la continuité opérationnelle avec un minimum d'intervention humaine.

• Gestion des factures : L'IA améliore la précision et la détection des fraudes, automatise les processus de rapprochement et identifie les opportunités de paiement optimales pour gérer les flux de trésorerie.

En commençant par un examen approfondi des points faibles, des cas d'utilisation et des solutions disponibles, les responsables des achats peuvent identifier les opportunités les plus pertinentes pour leur organisation et jeter les bases d'une transformation réussie pilotée par l'IA.

Les principaux cas d'utilisation que nos clients étudient et pourquoi

Procure Ai travaille avec différentes équipes d'approvisionnement pour intégrer l'IA dans leurs processus. Voici les trois cas d'utilisation typiques qu'ils étudient actuellement et pourquoi :

• Nettoyage des données : L'IA automatise la normalisation et l'enrichissement des données, remédier à la mauvaise qualité des données en garantissant des données d'approvisionnement propres et fiables. Ceci est étroitement lié à la visualisation des données via des tableaux de bord et les aide à passer de l'analyse des dépenses à l'analyse des données et aux informations.

• Sourcing et négociations autonomes : Sourcing autonome piloté par l'IA et les négociations autonomes permettent aux organisations de réaliser des économies sur des dépenses auparavant non gérées ou non touchées, en particulier sur le long terme des transactions opérationnelles et tactiques.

• Gestion des admissions : Solutions d'admission alimentées par l'IA rationalisez les demandes des utilisateurs, améliorez la conformité et permettez à l'approvisionnement d'être impliqué plus tôt dans le processus d'approvisionnement, de passation de contrats ou d'achat, ce qui se traduit par une meilleure expérience utilisateur, une meilleure adhésion aux politiques et une implication plus précoce.

D'autres cas d'utilisation tels que l'intégration des fournisseurs, l'automatisation des achats ou la rédaction et la rédaction de contrats sont tout aussi viables et importants. Ils ont toutefois besoin d'un examen plus approfondi du paysage des solutions existantes pour faciliter leur intégration.

Étape 3 : Identifier les interdépendances et les synergies

Une fois que vous avez cartographié les cas d'utilisation pertinents de l'IA, l'étape suivante consiste à évaluer la manière dont ils interagissent. Certains cas d'utilisation de l'IA sont liés et peuvent apporter des avantages amplifiés lorsqu'ils sont mis en œuvre ensemble. Par exemple, l'approvisionnement et les négociations autonomes offrent un maximum d'avantages lorsqu'ils sont connectés pour créer un processus d'approvisionnement fluide de bout en bout qui améliore l'efficacité, l'évolutivité et l'optimisation des coûts. De même, des données de haute qualité, rendu possible grâce au nettoyage et à l'enrichissement des données pilotés par l'IA, amplifie d'autres applications d'IA, telles que la détection d'opportunités ou les recommandations de fournisseurs lors de la gestion des demandes. En identifiant ces interdépendances à un stade précoce, les équipes achats peuvent prioriser les initiatives qui se renforcent mutuellement, évitent la duplication des efforts et mettent en place un écosystème d'IA cohérent.

Étape 4 : Estimer les ressources nécessaires

Une fois les cas d'utilisation et les interdépendances identifiés, l'étape suivante consiste à évaluer les ressources nécessaires pour mettre en œuvre efficacement l'IA. Il s'agit notamment d'identifier les parties prenantes et les équipes internes qui doivent être impliquées, tant au niveau des achats que de l'informatique, et de définir clairement les rôles et les responsabilités afin de garantir l'alignement et la responsabilisation entre les fonctions. Vous devrez également estimer les besoins budgétaires pour investir dans un Plateforme d'IA, la mise en œuvre, la gestion et l'activation du changement.

Étape 5 : Cartographier les cas d'utilisation potentiels

En tenant compte de toutes les informations recueillies au cours des étapes 1 à 4, vous pouvez maintenant commencer à organiser vos opportunités d'IA. Créez une liste structurée de tous les cas d'utilisation potentiels. Ensuite, évaluez-les en fonction de leur impact (élevé, moyen, faible) et de leur facilité de mise en œuvre (facile, moyen, difficile). Enfin, créez une vue matricielle qui répertorie toutes les initiatives. Cela vous aidera à identifier rapidement les gains rapides, les impératifs stratégiques et les atouts intéressants.

Cette hiérarchisation visuelle aide les parties prenantes à déterminer sur quoi se concentrer en premier lieu et sur les initiatives susceptibles de générer de la valeur rapidement, tout en jetant les bases d'une transformation plus complexe et à long terme. Il permet également de prendre des décisions plus éclairées en matière d'allocation des ressources, de gestion des risques et de séquencement de votre feuille de route.

Étape 6 : Créez votre feuille de route

Avec tous les éléments clés en place, vous êtes maintenant prêt à élaborer votre feuille de route en matière d'IA. Commencez par hiérarchiser les cas d'utilisation en fonction de leur impact potentiel, de leurs interdépendances et de leur état de préparation à la mise en œuvre. Séquencez-les de manière logique, en commençant par les gains rapides fondamentaux qui créent une dynamique et permettent une évolutivité future, puis par des initiatives plus complexes et à fort impact.

Intégrez ensuite ces initiatives d'IA prioritaires dans votre feuille de route globale de numérisation des achats, en vous assurant qu'elles correspondent à vos objectifs commerciaux, à votre paysage technologique et à votre modèle opérationnel. Votre feuille de route doit inclure des étapes, des délais, des responsabilités et des indicateurs de réussite clairs (!) pour guider l'exécution et suivre les progrès. Même si cela créera une feuille de route séquencée, n'oubliez pas qu'elle n'est pas statique et qu'elle doit être revue périodiquement en fonction des enseignements tirés et de l'évolution des priorités. Elle devrait évoluer à mesure que les technologies progressent, que de nouvelles opportunités apparaissent et que la maturité de votre organisation augmente.

Étape 7 : Commencez à implémenter l'IA

La plupart des organisations commencent par un projet pilote axé sur un cas d'utilisation spécifique avant de déployer l'IA à plus grande échelle. Suivez les conseils figurant dans notre article sur la mise en œuvre réussie de l'IA pour garantir le bon déroulement de votre premier projet.

Accélérer votre feuille de route en matière d'IA grâce à la plateforme d'automatisation des achats Procure Ai

Alors que de nombreuses solutions ponctuelles ne prennent en charge qu'un seul cas d'utilisation de l'IA, une solution de plateforme peut inclure plusieurs cas d'utilisation sur votre feuille de route. Il est ainsi plus facile et plus rentable de mettre en œuvre et de faire évoluer votre initiative d'IA sans surcharger votre équipe informatique avec plusieurs fournisseurs ni modifier les priorités. Procure Ai prend en charge un large éventail de cas d'utilisation et d'applications de l'IA et peut vous aider à adapter vos initiatives d'IA à vos ambitions et à vos priorités. Vous pouvez piloter rapidement différents cas d'utilisation de l'IA et accélérer votre transition vers l'IA une fois que la valeur est prouvée. Procure Ai offre également la flexibilité nécessaire pour créer des cas d'utilisation personnalisés adaptés à vos défis commerciaux spécifiques. L'IA pour les achats en tant que service, si vous le souhaitez.

Transformer le potentiel de l'IA en action

L'IA n'est plus de la science-fiction et seules les plus grandes entreprises peuvent se le permettre. L'IA est un impératif stratégique pour les équipes d'approvisionnement qui ne sont pas satisfaites du statu quo en matière d'achats et qui cherchent à améliorer l'efficacité, à améliorer la prise de décision et à débloquer de nouvelles sources de valeur. Pour exploiter pleinement son potentiel, l'IA doit être soigneusement intégrée à la feuille de route de numérisation des achats. Les responsables des achats peuvent renforcer la confiance interne, la dynamique et les capacités nécessaires pour faire évoluer l'IA de manière efficace et durable dans l'ensemble de l'organisation en adoptant une approche structurée axée sur les cas d'utilisation et en alignant les initiatives d'IA sur les véritables défis opérationnels.

Êtes-vous prêt à démarrer votre transition vers l'IA dans le domaine des achats ? Nous contacter pour découvrir comment nous pouvons vous aider à élaborer votre feuille de route en matière d'IA.