Unifier les achats : comment l'orchestration des processus favorise l'efficacité, l'expérience et l'impact

Les achats jouent un rôle central dans la promotion de l'innovation, la garantie de la conformité, la gestion des risques et la création de valeur au sein de l'entreprise. Cependant, cette portée croissante entraîne une complexité accrue : plus de parties prenantes, plus de systèmes et plus de données. Dans le même temps, les parties prenantes d'aujourd'hui s'attendent à ce que les achats évoluent avec la rapidité et la simplicité d'une expérience client.

C'est là que l'orchestration des processus, également appelée orchestration des achats, entre en jeu. L'orchestration des processus va au-delà de la simple automatisation : elle connecte les personnes, les systèmes et les données via des flux de travail intelligents qui simplifient la complexité sans sacrifier le contrôle. Cet article explique l'orchestration des processus et fournit des conseils pour la mettre en œuvre avec succès.

Qu'est-ce que l'orchestration des processus dans les achats ?

L'orchestration des processus est la coordination stratégique des activités d'approvisionnement entre les systèmes, les politiques, les parties prenantes et les données. Il intègre des flux de travail et des automatisations intelligents et dynamiques à des processus fragmentés afin de créer une expérience utilisateur guidée, personnalisée et fluide. Alors que l'orchestration des processus d'approvisionnement existe sans intelligence artificielle (IA), l'IA devient de plus en plus un puissant outil. L'orchestration moderne des processus exploite les données, les règles métier et l'IA pour acheminer, guider et adapter de manière intelligente.

Le marché est souvent connecté gestion de l'admission et l'orchestration, car les demandes doivent suivre le processus d'approvisionnement de bout en bout, tandis que les différentes sources de données et tâches doivent être alignées. Cependant, l'orchestration des processus et la gestion des admissions sont des concepts distincts. La réception sert de moyen d'atteindre une fin, en mettant l'accent sur la gestion efficace des demandes liées à l'approvisionnement (par exemple, les demandes d'achat, d'approvisionnement, de fournisseurs ou de contrats). L'orchestration des processus est un concept plus large qui coordonne et intègre tous les processus, systèmes et parties prenantes d'approvisionnement tout au long du processus d'approvisionnement de bout en bout.

En termes simples : la prise en charge simplifie l'engagement des achats, tandis que l'orchestration garantit l'alignement des systèmes et des processus pour faciliter l'exécution. Ce sont de puissants alliés, où la somme est supérieure à ses parties.

La nécessité d'orchestrer les processus

L'orchestration des processus permet aux équipes de naviguer plus efficacement dans le paysage complexe des achats. Les principaux défis auxquels les équipes d'approvisionnement sont confrontées et qui peuvent être résolus par l'orchestration sont les suivants :

• Complexité croissante : Les achats couvrent toutes les fonctions de l'entreprise, avec les approbations, la conformité et la coordination des fournisseurs. Des processus, des structures d'équipe, des politiques, des procédures et des écosystèmes technologiques disparates et incohérents créent un environnement commercial complexe dans lequel les achats peuvent opérer.

• Des paysages d'outils déroutants : Le paysage technologique des achats est de plus en plus fragmenté en raison de l'essor des meilleures solutions ciblant des problèmes spécifiques. Bien que ces outils spécialisés offrent des fonctionnalités avancées, ils manquent souvent d'interopérabilité avec d'autres systèmes. En conséquence, les équipes d'approvisionnement sont obligées de naviguer dans une mosaïque de systèmes déconnectés, ce qui entraîne une « fatigue des outils » (définie comme l'épuisement, la frustration ou une baisse de productivité due à l'utilisation d'un trop grand nombre d'outils logiciels différents).

• Données déconnectées : La déconnexion des données a longtemps pesé sur les achats, initialement en raison des processus hors ligne et de la tenue manuelle des dossiers. Les solutions numériques ont amplifié ce problème au lieu de le résoudre. Malgré les promesses de solutions « entièrement intégrées » ou « connectées », de nombreux systèmes d'approvisionnement verrouillent les données et fonctionnent en silos, sans proposer d'intégrations ou d'API faciles. Cette fragmentation nuit à la visibilité, ralentit la prise de décisions et mine les initiatives stratégiques, telles que la collaboration avec les fournisseurs, la gestion des risques et l'analyse des dépenses.

• L'évolution des attentes : Les parties prenantes exigent de plus en plus des expériences d'achat à la hauteur de la rapidité et de la simplicité des applications B2C. Ils attendent des processus intuitifs, transparents et efficaces qui les aident à atteindre leurs objectifs rapidement et en toute confiance, sans se soucier de la complexité des coulisses.

• Contraintes en matière de ressources : Les équipes d'approvisionnement sont invitées à répondre à des demandes commerciales croissantes, souvent sans augmentation correspondante des effectifs ou du budget. Cela entraîne le besoin de méthodes de travail plus intelligentes et plus évolutives qui améliorent l'efficacité et réduisent les efforts manuels.

L'orchestration des processus ouvre la voie à suivre. Il permet de structurer la complexité en unifiant les données, les processus et les flux de travail entre les systèmes et les fonctions. En guidant intelligemment les activités, en automatisant les tâches de routine et en garantissant une exécution cohérente des processus, il réduit les efforts manuels et offre une meilleure visibilité. Il en résulte une fonction d'achat plus connectée et plus agile, capable d'évoluer efficacement, de répondre rapidement à l'évolution des besoins commerciaux et de proposer des expériences d'achat qui guident et ravissent les parties prenantes.

Comment fonctionne l'orchestration des processus

Les plateformes d'orchestration des processus fournissent une base flexible et intelligente qui connecte de manière fluide les piles technologiques existantes. Les principaux composants des technologies d'orchestration sont les suivants :

• Couche d'intégration centrale : Connecte des systèmes tels que les ERP, les suites d'approvisionnement, les meilleures solutions et les fournisseurs de données.

• Couche de données unifiée : Normalise et enrichit les données sur la base d'une ontologie de données commune afin de créer un langage commun à tous les systèmes et de créer de la transparence, des informations et des actions.

En plus de cette base, les fonctionnalités et les flux de travail avec lesquels les équipes interagissent, tels que Analyses unifiées, Gestion générative de l'admission, Sourcing et négociations autonomes, une gestion intelligente des fournisseurs ou des opérations fluides peuvent être développées. Ces fonctionnalités tirent parti des flux de travail, des règles de décision et de l'IA pour prendre en compte toutes les dimensions de l'approvisionnement et toutes les données pertinentes afin de générer des informations prédictives, des conseils conversationnels et l'automatisation des processus.

Orchestration des dépenses et des processus

L'orchestration est encore un concept et une technologie relativement nouveaux pour les achats, où de nombreux termes se disputent la reconnaissance. L'orchestration des dépenses et des processus ou des achats sont les termes les plus courants, tandis que certains parlent d'orchestration des résultats. Nous pensons que c'est du tamayto, du tomahto, mais voilà.

Orchestration des dépenses est principalement axée sur la gestion et l'optimisation des flux financiers liés à l'approvisionnement. Il a tendance à se concentrer sur des résultats superficiels au niveau des rapports, tels que l'amélioration de la visibilité des dépenses, l'amélioration de la conformité et la mise en œuvre des fournisseurs privilégiés, plutôt que de relever des défis opérationnels plus profonds.

Orchestration des processus, en revanche, adopte une approche plus holistique en connectant les systèmes, les processus et les parties prenantes à travers le flux d'approvisionnement de bout en bout. Il prend en compte tout, de la réception et des approbations à l'approvisionnement, à la passation de contrats et au paiement. Ce type d'orchestration permet aux achats de remédier aux inefficacités à la racine, de rationaliser les opérations et d'améliorer l'agilité.

Les analystes de Gartner vont déjà plus loin en évoquant orchestration des résultats. Ce modèle émergent met l'accent sur l'impact commercial plutôt que sur l'efficacité. L'orchestration des résultats s'appuie sur l'IA, les données en temps réel et les flux de travail dynamiques pour atteindre activement les objectifs de l'entreprise, notamment en matière de durabilité, d'innovation, de rapidité de mise sur le marché et de diversité des fournisseurs. Plutôt que d'automatiser les tâches de manière isolée, elle adapte et optimise en permanence les processus afin de garantir que chaque action d'achat est alignée sur les objectifs stratégiques. Intéressant, non ?

Principales exigences et considérations pour une orchestration des processus réussie

La mise en œuvre d'une orchestration efficace des processus ne se limite pas à l'achat de technologies. Cela nécessite une approche réfléchie de l'intégration, des données et de la conception des processus. Voici ce qui est nécessaire pour que cela fonctionne :

Systèmes connectables

La réussite de l'orchestration des processus dépend de la capacité à connecter un large éventail de systèmes, notamment des ERP, des suites d'approvisionnement, des solutions de pointe et des fournisseurs de données. Pour y parvenir, les plateformes d'orchestration ont besoin d'API ouvertes et robustes et de connecteurs prédéfinis qui prennent en charge le flux de données en temps réel.

Données accessibles

L'orchestration repose sur des données précises et accessibles pour prendre des décisions de routage intelligentes, garantir la conformité et fournir des informations exploitables. Les organisations devraient investir dans des efforts de nettoyage, d'harmonisation et d'enrichissement des données pour améliorer la qualité des données dans tous les systèmes d'achats. L'IA peut jouer un rôle précieux pour relever les défis historiques en matière de gestion des données.

Procédés définis

Pour que l'orchestration fonctionne, elle doit reposer sur des processus clairement définis. La mise en œuvre de l'orchestration des processus est une excellente occasion de revoir, de remettre en question, de simplifier et d'améliorer les processus existants avant de les automatiser. La documentation des flux de travail, des exigences d'approbation et des exceptions prépare l'organisation à automatiser efficacement les processus.

Utilisateurs autorisés

L'adoption dépend de la création d'expériences intuitives pour toutes les parties prenantes. L'implication des utilisateurs finaux lors de la conception et des tests permet de garantir que les solutions répondent à des besoins réels. Fournir une formation complète et un soutien continu, tout en favorisant une culture d'amélioration continue, est la clé du succès.

Orchestration des processus avec Procure Ai

La plateforme d'automatisation des achats sécurisée et connectée de Procure Ai est une couche d'orchestration qui exploite des modèles avancés d'IA/ML, GenAI, des analyses prédictives et une exécution autonome pour créer des agents d'IA pour les achats.

Procure Ai est le ciment qui lie vos données et vos outils fragmentés tout au long du processus d'approvisionnement de bout en bout afin de rationaliser les opérations, de réduire les risques opérationnels, de maximiser les économies de coûts et d'automatiser les processus.

Nos agents contribuent à la standardisation des données sur les dépenses et les fournisseurs dans tous les systèmes, identifient les opportunités d'économies grâce à l'analyse des dépenses, guident les parties prenantes à travers des expériences d'achat conformes, exécutent de manière autonome des événements et des négociations d'approvisionnement tactiques et fournissent des informations prédictives aux équipes opérationnelles.

Coordonner les systèmes, les personnes et les données pour un plus grand impact

L'orchestration des processus dans le domaine des achats ne consiste pas à remplacer des systèmes ou à réinventer la fonction ; il s'agit de faire en sorte que ce qui existe déjà fonctionne mieux, ensemble. En coordonnant intelligemment les systèmes, les processus, les données et les décisions, l'orchestration simplifie la complexité des achats et raccourcit le chemin entre la demande et le résultat.

L'orchestration est le fondement et le moteur de notre plateforme et de nos fonctionnalités. Qu'il s'agisse d'améliorer la transparence des dépenses, de négocier des économies ou de satisfaire les parties prenantes, l'orchestration des processus avec Procure Ai permet de créer des processus d'achat plus connectés, agiles et efficaces.

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