Plus intelligente, plus rapide et plus juste : comment l'IA contribue à améliorer l'efficacité des marchés publics

Les équipes chargées des marchés publics sont invitées à faire plus avec moins pour faire face à l'augmentation du volume des appels d'offres et à la baisse de la participation des fournisseurs. Des processus manuels inefficaces, des données fragmentées, des pénuries de talents et un environnement réglementaire complexe ne font qu'ajouter au défi.

L'intelligence artificielle (IA) a le potentiel de transformer ce paysage. Qu'il s'agisse de rationaliser les appels d'offres, d'améliorer la conformité ou de nouer de nouvelles relations avec les fournisseurs, l'IA peut apporter l'efficacité et l'intelligence indispensables à chaque étape du processus d'approvisionnement.

Mais le chemin qui mène à l'impact n'est pas automatique. Les équipes d'approvisionnement doivent adopter activement l'IA et la mettre en œuvre de manière réfléchie et responsable pour tirer parti de ses avantages. Dans ce blog, nous examinons les principaux défis auxquels sont confrontés les marchés publics et explorons comment l'IA, lorsqu'elle est appliquée de manière responsable, peut aider à les surmonter.

5 défis majeurs en matière de marchés publics

Les équipes chargées des achats privés et publics sont confrontées à de nombreux défis. Nombre d'entre elles se chevauchent, mais certaines d'entre elles sont propres aux équipes chargées des marchés publics en raison de leur environnement hautement réglementé. Nous avons passé en revue les plus importantes ci-dessous.

1. Données cloisonnées et systèmes fragmentés

Les données relatives aux achats sont souvent dispersées sur des plateformes déconnectées, ce qui rend difficile la réalisation d'analyses pertinentes des dépenses ou le suivi efficace des performances des fournisseurs. Cette fragmentation limite la transparence et nuit à la prise de décisions stratégiques. Bien que ce problème existe également dans les entreprises privées, l'infrastructure technique est souvent plus rudimentaire ou obsolète dans l'espace public, ce qui amplifie ce défi.

2. Les processus manuels ont du mal à répondre à la demande croissante

Les marchés publics se développent, non seulement en termes de portée, mais aussi de complexité. Alors que les gouvernements augmentent leurs investissements dans les infrastructures, la durabilité et la transformation numérique, les équipes chargées des achats sont confrontées à un afflux sans précédent d'appels d'offres et de contrats. Pourtant, de nombreux processus restent manuels, prennent beaucoup de temps et sont sujets à des blocages. Les conséquences sont importantes : des budgets non dépensés, des retards dans la fourniture de services essentiels, un retour manqué sur le plan de la numérisation et une détérioration des infrastructures. Lorsque les opérations d'approvisionnement ne peuvent pas suivre le rythme, les répercussions se font sentir dans des communautés entières. Il s'agit d'un effet direct d'une flexibilité limitée due à...

3. Surcharge de conformité

Les marchés publics sont fortement réglementés, en particulier dans l'UE, au Royaume-Uni et aux États-Unis, ce qui rend même les achats courants bureaucratiques et complexes. Alors que la loi britannique sur les marchés publics et le DOGE aux États-Unis visent à accroître l'agilité et l'efficacité, l'évolution des objectifs politiques et des réglementations ajoute à la pression. Par exemple, l'année dernière, L'ancien ministre allemand de l'Économie Robert Habeck a proposé un quota environnemental pour les marchés publics dans le cadre d'une campagne plus large visant à décarboner l'industrie. Bien que ces mesures visent à aligner les achats sur les objectifs climatiques, elles introduisent également des exigences de conformité supplémentaires que les équipes des achats doivent interpréter, mettre en œuvre et auditer, sollicitant ainsi davantage les ressources limitées.

4. Baisse de la participation des fournisseurs

La participation des fournisseurs aux marchés publics européens a fortement diminué. Selon un rapport de la Cour des comptes européenne, entre 2011 et 2021, le nombre moyen de soumissionnaires par offre est passé d'environ 5,7 à 3,2 en une décennie seulement. Dans de nombreux cas, les contrats à appel d'offres unique représentent désormais plus de 40 % des attributions. Les PME sont particulièrement touchées: la complexité administrative croissante, les coûts d'entrée élevés, la lourdeur de la documentation et la longueur des processus rendent les appels d'offres de moins en moins viables pour les petites entreprises. Il en résulte une concurrence réduite, des prix plus élevés dans le secteur public et une diminution des opportunités d'innovation grâce aux nouveaux entrants.

5. Pénurie de talents et « vague de retraite »

Les rôles liés aux achats nécessitent une combinaison rare de compétences juridiques, commerciales et comportementales. Pourtant, le secteur public peine souvent à attirer et à retenir les talents car il n'a pas l'agilité, l'attrait et la rémunération du marché privé. La situation est aggravée par une vague de départs à la retraite à venir, qui menace à la fois les connaissances institutionnelles et la continuité opérationnelle.

Relever les défis des marchés publics grâce à l'IA

L'IA a le potentiel d'aider les organisations de marchés publics à résoudre bon nombre de leurs défis, avec cas d'utilisation couvrant le processus d'approvisionnement de bout en bout. Nous avons rassemblé des cas d'utilisation clés de l'IA qui peuvent contribuer à améliorer l'efficacité et fournir des informations précieuses sur les marchés publics.

Créez une base de données unifiée

L'IA permet de surmonter le défi des systèmes cloisonnés et fragmentés en établissant une base de données d'approvisionnement centralisée et fiable. C'est automatise le nettoyage et l'harmonisation des données pour normaliser et structurer des entrées disparates, créant ainsi une source unique de vérité. Des techniques avancées telles que la reconnaissance des entités nommées et les graphes de connaissances enrichissent et connectent davantage les données, permettant ainsi une prise de décision plus globale entre les fonctions d'achat.

Automatisez les workflows de routine

L'IA peut aider les équipes à réduire leur dépendance à l'égard des processus manuels. En adoptant l'automatisation pilotée par l'IA, les équipes chargées des marchés publics peuvent faire davantage malgré des ressources limitées, en accélérant le processus d'approvisionnement sans compromettre la précision. Par exemple, apport génératif les outils convertissent les demandes en texte libre en documents d'approvisionnement structurés, réduisant ainsi la nécessité d'une communication continue pour clarifier les exigences. En outre, les agents d'IA peuvent créer, gérer et évaluer automatiquement les appels d'offres de routine sous supervision humaine. En sélectionnant une plateforme d'IA intégrée, plutôt que des outils cloisonnés, les équipes peuvent adapter l'automatisation de manière flexible à des flux de travail supplémentaires en fonction de l'évolution des besoins.

Facilitez la mise en conformité

L'IA simplifie la conformité réglementaire en intégrant des contrôles directement dans les processus d'achat. Les contrôles de conformité basés sur des règles appliquent automatiquement les politiques internes et les exigences légales, tandis que la génération de journaux d'audit garantit la traçabilité et la bonne documentation de chaque action. IA explicable renforce encore la transparence en permettant aux équipes chargées des achats de justifier leurs décisions auprès des régulateurs et des auditeurs.

Améliorer la participation des fournisseurs

L'IA peut contribuer à inverser la tendance à la baisse de l'engagement des fournisseurs en élargissant l'accès et en simplifiant les interactions. Les outils de découverte intelligents utilisent la recherche sémantique et le matchmaking piloté par l'IA pour identifier des fournisseurs qualifiés (durables) au-delà du réseau habituel. Parallèlement, la gestion des relations avec les fournisseurs améliorée par l'IA permet d'améliorer l'intégration, la communication et le suivi des performances tout au long du cycle de vie des fournisseurs.

Constituez des équipes plus efficaces et plus performantes

L'IA améliore la capacité et la continuité des équipes face à la pénurie de talents et aux départs à la retraite imminents. Les outils de capture des connaissances préservent l'expertise institutionnelle, garantissant que les informations critiques restent accessibles lorsque les professionnels expérimentés quittent le marché du travail. L'automatisation humaine permet aux équipes de se décharger des tâches de routine tout en gardant le contrôle sur les décisions clés. Cela permet aux équipes de gérer plus efficacement l'augmentation de la charge de travail.

Les obstacles à l'adoption de l'IA (et comment les surmonter)

Alors que les opportunités offertes par l'IA semblent prometteuses et devraient être très recherchées, les équipes chargées des marchés publics sont une fois de plus lentes à adopter la nouvelle technologie par rapport au secteur privé. Il y a quelques raisons principales à cela :

• Sensibilité des données et problèmes de cybersécurité: Les données relatives aux marchés publics contiennent souvent des informations financières et personnelles sensibles. En l'absence de protocoles de sécurité et de gouvernance des données robustes, les agences risquent des violations susceptibles d'éroder la confiance du public et de violer les lois sur la protection des données.

• Préoccupations réglementaires et éthiques : L'IA dans le secteur public doit répondre à des normes élevées en matière d'équité, de transparence et de responsabilité légale. Ces exigences peuvent ralentir l'adoption par crainte de partialité ou de non-conformité. Par exemple, le gouvernement britannique a récemment publié directives détaillées pour l'acquisition de technologies d'IA à l'usage du gouvernement. Bien que ces directives fournissent une feuille de route utile pour une adoption responsable, elles introduisent également des étapes de conformité supplémentaires que les acheteurs doivent respecter.

• Résistance au changement et lacunes en matière de compétences numériques: Les professionnels des achats peuvent résister aux outils d'IA par manque de familiarité ou par crainte de perdre leur emploi, malgré la pénurie évidente de talents.

• Complexité d'intégration: De nombreux environnements informatiques du secteur public sont riches en héritage, ce qui rend difficile le déploiement de systèmes d'IA modernes sans des remaniements majeurs.

Comment Procure Ai facilite l'adoption de l'IA dans les marchés publics

La plateforme d'automatisation des achats native à l'IA de Procure Ai est conçue pour surmonter ces défis et rendre l'adoption de l'IA dans le secteur public sûre, responsable et pratique. Les fonctionnalités clés suivantes permettent d'y parvenir :

• Cloud privé dès sa conception: Procure Ai fonctionne dans un environnement de cloud privé avec une sécurité certifiée ISO27001, répondant aux normes strictes de protection des données et de conformité du secteur public.

• Une IA responsable et explicable: Toutes les décisions prises par l'IA peuvent être clairement expliquées, ce qui permet aux équipes de répondre aux attentes réglementaires, éthiques et légales en toute confiance.

• Flexibilité axée sur l'humain: Les utilisateurs contrôlent où l'IA est appliquée et où la supervision humaine demeure, ce qui facilite l'établissement de la confiance, la gestion du changement et le renforcement des compétences des équipes au fil du temps.

• Intégration fluide: Procure Ai se connecte facilement aux systèmes d'approvisionnement existants, ce qui réduit les interruptions et évite de devoir procéder à des révisions coûteuses de l'infrastructure.

Mettre l'IA au service du secteur public

Les équipes chargées des marchés publics sont soumises à d'énormes pressions, qu'il s'agisse de l'augmentation des volumes et de la complexité, de la diminution des ressources ou de la désuétude des systèmes. L'IA a le potentiel de permettre une véritable transformation numérique des marchés publics, mais uniquement si les exigences uniques du secteur sont prises en compte dans la conception de la solution. Grâce à une infrastructure et à une approche de déploiement sécurisées et à une conception axée sur l'humain, Procure Ai permet aux agences gouvernementales d'adopter rapidement l'IA, sans compromettre la confiance, la conformité ou l'impact réel.

Contactez-nous pour découvrir comment l'IA peut alléger la pression sur votre équipe d'approvisionnement, de manière sûre et responsable.