Ivalua x Procure Ai: Orchestrierung von Einkaufsprozessen, damit die Beschaffung ihre S2P-Suite voll ausschöpfen kann

Procure Ai verbindet sich nahtlos mit Ivalua, um eine KI-gestützte Automatisierung in Echtzeit über den gesamten Lebenszyklus von Bestellanforderungen hinweg bereitzustellen. Die dreiteilige Integration deckt alles ab, von der PR-Erstellung über die autonome Verarbeitung bis hin zur Synchronisation der Stammdaten. Durch den Wegfall manueller Aktualisierungen und fehleranfälliger Datenübertragungen werden konsistente Daten gewährleistet und gleichzeitig die Automatisierung in großem Maßstab ermöglicht.

Getrennte Tools und Daten schränken die Prozesseffizienz ein

Für viele Einkaufsteams speichert Ivalua wichtige Einkaufsdaten. Um das volle Potenzial der KI auszuschöpfen, müssen fortschrittliche Tools in der Lage sein, diese Daten nicht nur zu lesen, sondern sie auch direkt in Ivalua zu aktualisieren und zu synchronisieren.

Wenn diese Verbindung nicht nahtlos ist, sind die Beschaffungsteams gezwungen, sich auf manuelle Datenübertragungen zwischen den Systemen zu verlassen. Das verursacht unnötigen Aufwand, verlangsamt die Einführung und setzt die Teams Fehlern und Inkonsistenzen aus. Zu den häufigsten Problemen gehören:

• Zeitaufwändige und fehleranfällige Datenübertragungen zwischen Systemen
• Falsch abgestimmte Lieferanten-, Preis- oder Lieferdetails
• Verspätete Genehmigungen und verpasste Möglichkeiten zur Automatisierung

Kurz gesagt, ohne eine enge Integration können Beschaffungsteams KI nicht vollständig nutzen, um Automatisierung, Effizienz und Wert zu steigern.

Tiefe Integrationen ermöglichen vernetzte Anwendungsfälle

Durch die tiefe Integration von Procure Ai und Ivalua können Beschaffungsteams nun in einem einheitlichen Ökosystem arbeiten. Ivalua ist nach wie vor das führende Transaktionssystem, aber alle Informationen werden zwischen den beiden Plattformen ausgetauscht, um Konsistenz und Genauigkeit zu gewährleisten. Diese Integration bildet eine zuverlässige Grundlage für die Anwendungen von Procure Ai und ermöglicht den nahtlosen Fluss von Einkaufsdaten zwischen den Systemen.

Die Procure Ai-Ivalua-Integration deckt drei Hauptaspekte ab:

1. Sofortige Übertragung von PRs an Procure Ai

Wenn eine Bestellanforderung in Ivalua erstellt wird, wird sie sofort über eine sichere API an Procure Ai übertragen. Dies ermöglicht:

• Analytik in Echtzeit zu den in Ivalua generierten Beschaffungsdaten. Dies ermöglicht Trendanalysen, Ausgabenanalysen, die Bewertung der Lieferantenleistung und mehr.
• Autonome Verarbeitung von spezifischen Beschaffungsaufgaben und -prozessen auf der Grundlage vorkonfigurierter Regeln und KI-gestützter Erkenntnisse. Beispiele hierfür sind die automatisierte Erstellung von Bestellungen, die Auswahl von Lieferanten oder die Durchführung von Konformitätsprüfungen.

Beispiel in Aktion:
Ein Mitarbeiter reicht in Ivalua eine PR für „Bürostühle für die neue Filiale“ ein. Procure Ai bewertet sofort die Lieferantenoptionen, die Preisgestaltung und die Einhaltung der Vorschriften und sendet Empfehlungen zur Genehmigung zurück.

2. Verarbeitete PRs werden automatisch an Ivalua zurückgesendet

Sobald die Beschaffung eine Anforderung bearbeitet hat — etwa bei einem Lieferantenwechsel, einer Preisanpassung oder einer Aktualisierung der Lieferpläne — werden die Aktualisierungen sofort mit Ivalua synchronisiert. Beide Systeme bleiben perfekt aufeinander abgestimmt, sodass manuelle Neueingaben vermieden werden und die Genauigkeit in Echtzeit gewährleistet ist.

Zu den wichtigsten Funktionen gehören:

• Automatische Synchronisation aller in Procure Ai vorgenommenen Anforderungsänderungen, die sich direkt in Ivalua widerspiegeln.
• Reibungsloser Datenfluss So werden Aktualisierungen wie Lieferantenänderungen, Preisanpassungen, Lieferänderungen oder Genehmigungsstatus unverzüglich erfasst.

Dadurch wird das Risiko nicht übereinstimmender Daten vermieden, der manuelle Aufwand reduziert und sichergestellt, dass Käufer immer mit den aktuellsten Informationen arbeiten, unabhängig davon, welches System sie verwenden.

Beispiel in Aktion:
Procure Ai findet einen günstigeren Lieferanten mit schnellerer Lieferung für die angeforderten Stühle. Es aktualisiert die Anforderung in Ivalua sofort, sodass Einkaufsmanager sie mit Zuversicht genehmigen können.

3. Die Stammdaten werden abgeglichen und synchronisiert

Präzise Stammdaten sind der Eckpfeiler der KI-gesteuerten Beschaffung. Um zuverlässige Self-Service-Berichte, autonome Verarbeitung und fortschrittliche Analysen zu ermöglichen, benötigen die Beschaffungsteams stets aktuelle Informationen zu Lieferanten, Materialien, Kategorien und Verträgen von Ivalua.

Durch die Procure Ai-Ivalua-Integration werden diese Stammdaten kontinuierlich über SFTP ausgetauscht, ein sicheres und verschlüsseltes Dateiübertragungsprotokoll, das sicherstellt, dass die Informationen in beiden Systemen konsistent und vertrauenswürdig bleiben.

Indem wir die Stammdaten synchronisieren und aufeinander abstimmen, können wir:

• Beseitigen Sie doppelte, redundante oder veraltete Lieferantendatensätze
• Stellen Sie genaue und aktuelle Daten als Grundlage für eine autonome Beschaffung und Anforderungsverarbeitung sicher
• Ermöglichen Sie konsistente Analysen auf der Grundlage einer einzigen Informationsquelle für alle Plattformen
• Erhöhen Sie die Vertrauenswürdigkeit nachgelagerter Automatisierungs- und Entscheidungsprozesse

Beispiel in Aktion:
In Ivalua ist ein neuer Lieferant an Bord. Innerhalb einer Stunde sind die Lieferantendaten in Procure Ai verfügbar und können für die autonome Beschaffung oder Bearbeitung von Anforderungen verwendet werden.

Die Prozessorchestrierung zwischen Ivalua und Procure Ai macht KI einsatzbereit

Durch die Integration von Procure Ai mit Ivalua über die Erstellung und Verarbeitung von Anforderungen bis hin zur Stammdatensynchronisierung erhalten Beschaffungsteams einen vollständig vernetzten, KI-gestützten Prozessablauf. Sie müssen nicht mehr zwischen Systemen hin- und herwechseln, Daten erneut eingeben oder Lieferanteninformationen hinterfragen — nur eine schnelle, genaue und intelligente Beschaffung von Anfang bis Ende.