AI readiness assessment procurement

KI ist in aller Munde. Das Beschaffungswesen hat seit der Einführung digitaler Lösungen vor mehr als drei Jahrzehnten keinen vergleichbaren Umbruch, keine solche Innovation und keinen solchen Fortschritt mehr erlebt. Das Interesse ist zweifellos vorhanden. Laut Gartner diskutieren oder planen bereits 67 % der Beschaffungsorganisationen den Einsatz von agentenbasierter KI. Doch der Wunsch, KI zu nutzen, ist nicht gleichbedeutend mit der Bereitschaft dafür, und dieselbe Studie zeigt auch warum: 60 % dieser Organisationen sind mit der Implementierungsfreundlichkeit unzufrieden, und 40 % sorgen sich um den zusätzlichen Arbeitsaufwand, der dadurch entstehen würde (CPO’s Guide to Building Agentic AI Readiness in Sourcing and Procurement, Mai 2026).  

Die meisten KI-Diskussionen beginnen mit KI-Kompetenz, und es ist unerlässlich, dass Teams die Technologie, ihre Möglichkeiten und Anwendungsfälle verstehen. Doch ein Großteil der heutigen Debatte über KI-Kompetenz konzentriert sich auf die persönliche Produktivität. Diese individuellen Vorteile sind zwar real, haben sich jedoch Berichten zufolge nicht in eine Steigerung der organisatorischen Produktivität übersetzt. Persönliche Kompetenz ist ein wichtiger Baustein, aber um wirklich von KI zu profitieren, müssen Unternehmen KI-Bereitschaft sowohl auf individueller als auch auf organisatorischer Ebene aufbauen.  

Dieser Blog erläutert die fünf Stufen der digitalen Reife im Beschaffungswesen, definiert digitale und KI-Bereitschaft und zeigt Ihnen, wie Sie die KI-Bereitschaft Ihres Unternehmens bestimmen können.  

Die fünf Stufen der Digitalisierung im Beschaffungswesen

Der Wandel des Beschaffungswesens von manueller Arbeit hin zu intelligenter Automatisierung ist kein einzelner Sprung, sondern eine Abfolge von Schritten. Gemeinsam mit Advance Procurement haben wir fünf Digitalisierungsstufen für jeden Beschaffungsprozess und jede Fähigkeit definiert (inspiriert von den fünf Stufen des autonomen Fahrens). Dies geht über KI hinaus, und verschiedene KI-Fähigkeiten können auf unterschiedlichen Stufen existieren.  

Die fünf Stufen beschreiben eine Reise von der manuellen Arbeit bis zur vollständigen Autonomie:

1. ‍Stufe 1, E-Mail und Excel: Die Arbeit findet offline statt, in Posteingängen und Tabellenkalkulationen, mit wenig bis gar keiner digitalen Unterstützung. ‍
2. Stufe 2, Unterstützte Ausführung: Digitale Tools unterstützen die Arbeit, aber der Mensch steuert weiterhin jeden Schritt. ‍
3. Stufe 3, Geführte Ausführung: Das System leitet Entscheidungen aktiv an und übernimmt Teile des Prozesses, während der Mensch die Richtung vorgibt. ‍
4. Stufe 4, Teilautonome Ausführung: Das System führt Aufgaben innerhalb festgelegter Grenzen eigenständig aus; der Mensch überwacht den Prozess und greift bei Ausnahmen ein. ‍
5. Stufe 5, Autonome Ausführung: Der Prozess läuft durchgängig von selbst ab, wobei der Mensch die Leitplanken setzt, anstatt die Arbeit selbst zu erledigen.

Jede Fähigkeit, von der Beschaffung über das Lieferantenmanagement bis hin zu operativen Einkaufsprozessen, kann sich auf einem unterschiedlichen Niveau befinden. Die Einordnung der jeweiligen Stufe liefert Ihnen ein klares, fähigkeitsbasiertes Bild davon, wie digital Ihre Abteilung tatsächlich ist. Wenn wir uns beispielsweise die Beschaffung ansehen, lassen sich die Reifegrade wie folgt erklären:  

• Stufe 1: Die manuelle Beschaffung erfolgt per E-Mail und Tabellenkalkulation. Auf dieser Stufe können KI-Agenten beim Entwerfen von E-Mails oder bei der Identifizierung von Lieferanten unterstützen.  

• Stufe 2: E-Sourcing-Tools unterstützen RFx-Prozesse und Lieferantenbewertungen. KI kann hier eingesetzt werden, um RFx-Dokumente zu entwerfen, Antworten zusammenzufassen oder E-Auktionsarten vorzuschlagen.  

• Stufe 3: Datengestützte Beschaffungsstrategien nutzen Analysen und Erkenntnisse über Lieferanten. Auf dieser Stufe kann KI eingesetzt werden, um Ausreißer zu identifizieren und Szenarioanalysen durchzuführen.  

• Stufe 4: KI empfiehlt Lieferanten, Beschaffungsstrategien und Verhandlungsansätze.

• Stufe 5: Autonome Beschaffung Agenten führen Beschaffungsvorgänge und Lieferantenverhandlungen automatisch durch.

Jeder Reifegrad hat unterschiedliche Voraussetzungen und Anforderungen. In manchen Fällen ermöglicht Ihnen KI, bestimmte Schritte zu überspringen – allerdings nur, wenn Sie die organisatorische KI-Bereitschaft entwickelt haben, um die Möglichkeiten der KI voll auszuschöpfen.  

Framework für KI-Bereitschaft  

Gartner warnt davor, die eigene Bereitschaft zu überschätzen und KI zu breit einzusetzen, bevor die Grundlagen geschaffen sind. Dies führt zu gescheiterten Projekten, Ressourcenverschwendung und verzögerten Nutzen. Doch woher wissen Sie, ob Sie bereit sind oder nicht? Und was definiert diese Bereitschaft?  

Unser Framework und Assessment zur KI-Bereitschaft für den Einkauf wurde entwickelt, um Ihnen dabei zu helfen, die wichtigsten Fähigkeiten für KI-Bereitschaft in den Bereichen Organisation, Personal, Prozesse, Prozessinfrastruktur und Technologie zu bewerten. So können Sie feststellen, wo Sie stehen und welche Lücken Sie schließen müssen.

Es gibt sechs Bedingungen für die KI-Bereitschaft, und jede davon ist eine Eigenschaft der Organisation und nicht des Einzelnen:

1. Die richtige Einstellung: Ihre Teams sind offen für neue Arbeitsweisen und haben die richtigen Anreize, um KI zu nutzen. Denn selbst die besten Tools liefern keinen Mehrwert, wenn es den Mitarbeitern erlaubt ist, stillschweigend in alte Verhaltensmuster zurückzufallen.

2. KI-Kompetenz: Ihr Team versteht, was KI ist, was sie leisten kann und wo sie in der täglichen Arbeit zum Einsatz kommt. Dieses Verständnis ist im gesamten Team verankert und nicht nur auf einige wenige Enthusiasten beschränkt.  

3. Governance & Ethik: Sie haben einen klaren Rahmen aus Regeln und Richtlinien etabliert, der festlegt, wo KI eingesetzt wird, welche Entscheidungen sie treffen darf, wer für diese Entscheidungen verantwortlich ist (Ownership) und was eine KI unter keinen Umständen tun darf.  

4. Prozessklarheit & Dokumentation: Ihre Prozesse sind ausreichend dokumentiert und definiert (Level 3 bis 4 im Prozess-Mapping), um Teilbereiche an eine KI zu übergeben. Dabei ist jederzeit klar ersichtlich, welche Schritte von Agenten ausgeführt werden und wo menschliches Urteilsvermögen erforderlich ist.

5. Datenverfügbarkeit & -qualität: Ihre Daten sind zugänglich, präzise und ausreichend strukturiert, damit eine KI damit arbeiten kann – denn eine KI, die auf unzuverlässigen Daten basiert, liefert auch unzuverlässige Ergebnisse.

6. Technologie: Die Tools und die Infrastruktur, auf die die KI angewiesen ist, sind tatsächlich vorhanden oder fest budgetiert, da eine KI nur dann effektiv arbeiten kann, wenn sie in einen integrierten Tech-Stack eingebettet ist.

Sobald die richtige Einstellung vorhanden ist, müssen Kompetenz, Governance-Rahmenwerke, Prozessklarheit, Datenqualität und technologische Verfügbarkeit folgen. Keiner dieser Punkte ist ein reines Tooling-Problem, das man einfach durch Zukäufe lösen kann (abgesehen von der technologischen Verfügbarkeit). Vielmehr ist jeder Punkt eine Eigenschaft der Art und Weise, wie die Funktion aufgesetzt und betrieben wird. Deshalb lässt sich die KI-Bereitschaft so nahtlos auf das Procurement Operating Model übertragen.

KI-Bereitschaft im gesamten Procurement Operating Model

Ein KI-natives Procurement Operating Model bedeutet, dass der Einkauf konsequent um die KI herum aufgebaut ist, anstatt sie lediglich als Ergänzung auf die bestehenden Arbeitsweisen aufzusetzen. In unserem Ansatz für Die Gestaltung des KI-nativen Procurement Operating Models, das gemeinsam mit Future Purchasing und Advance Procurement entwickelt wurde, bilden wir die Auswirkungen von KI über alle sechs Dimensionen des Operating Models hinweg ab.

Die KI-Bereitschaft weist klare Verbindungen zu den Dimensionen Strategie, Prozesse & Toolkits, Technologie & Daten sowie Fähigkeiten & Mindset des Ziel-Operating-Models auf:

• Strategie: Die Vision des Einkaufs berücksichtigt die Möglichkeiten, die KI eröffnet, während die Governance die Leitplanken für den KI-Betrieb vorgibt. Diese Dimension bildet das strategische Fundament für KI im Einkauf.  

• Prozesse und Toolkits: Prozessklarheit, kombiniert mit einer Dokumentation, die definiert, was Agenten ausführen und wo Menschen eingreifen, ermöglicht es, genau zu bestimmen, an welchen Stellen KI zur Erreichung der Einkaufsziele beitragen kann.

• Technologie und Daten: Daten und Technologie bilden die Grundlage für eine KI-native Arbeitsweise. Daten werden dabei nicht mehr nur als Nebenprodukt von Transaktionen betrachtet, sondern als Basis für automatisierte Entscheidungen. Der Tool-Stack entwickelt sich von einer Ansammlung isolierter Anwendungen hin zu einem integrierten, KI-gesteuerten Ökosystem.  

• Fähigkeiten und Denkweise: KI- und Digitalkompetenz sind fester Bestandteil des Kompetenzrahmens im Einkauf für verschiedene Rollen, gepaart mit einer neuen Arbeitsmentalität und einer unterstützenden Führungskultur. Da sich die Anforderungen zunehmend in Richtung Überwachung, Urteilsvermögen und Soft Skills verschieben, verändern sich auch die Karrierewege.  

Gleichzeitig werden die Geschäftspartnerschaften und die Organisationsstruktur maßgeblich vom Grad der KI-Bereitschaft und deren Implementierung beeinflusst. In einer Organisation mit hoher KI-Reife kann die KI beispielsweise Routine-Updates und Benachrichtigungen übernehmen, wodurch Fachkräfte mehr Freiraum für wertschöpfende Zusammenarbeit und Co-Creation mit Stakeholdern gewinnen.  

Ebenso verschieben sich im Hinblick auf die Organisationsstruktur die Rollen: Mitarbeiter führen die Arbeit nicht mehr nur aus, sondern steuern die Ergebnisse. Teams werden schlanker, und die Kapazitätsplanung berücksichtigt künftig sowohl Menschen als auch KI-Agenten. Dies ist ein kontinuierlicher Entwicklungsprozess, der ständige Neujustierung und Change Management erfordert – es ist kein einmaliges Projekt.

Es reicht nicht aus, nur in ein oder zwei Bereichen KI-bereit zu sein. Diese Dimensionen sind voneinander abhängig. Erst die ganzheitliche Gestaltung aller sechs Bereiche – statt einer schrittweisen Umsetzung – unterscheidet eine wirklich KI-fähige Organisation von einer, die lediglich KI-Tools eingekauft hat.

Bereit für KI mit unserem AI Readiness Assessment

Um eine Roadmap für die erfolgreiche Implementierung von KI zu erstellen, müssen Sie zunächst den aktuellen Stand Ihrer Organisation bestimmen und die nächsten Schritte festlegen.  

Unser neues AI Readiness Assessment analysiert jede Ihrer Beschaffungskompetenzen, um deren digitalen Reifegrad zu bestimmen und ein präzises Bild Ihrer KI-Bereitschaft zu zeichnen. Das Ergebnis ist eine klare Übersicht über bestehende Lücken: Was ist bereits vorhanden, was fehlt und welche Prioritäten müssen gesetzt werden, um die jeweilige Kompetenz auf die nächste Stufe zu heben.

Digitale Kompetenz macht den Einzelnen leistungsfähiger und produktiver. Unsere Procurement Aicademy verschafft Ihnen einen Vorsprung bei der KI-Kompetenz.  

Doch erst die organisatorische KI-Bereitschaft lässt diese Fähigkeiten voll zur Geltung kommen. Sie verwandelt eine Gruppe kompetenter Einzelpersonen in eine Funktion, die gemeinsam mehr erreicht, als die Summe der Einzelleistungen vermuten ließe.

Sind Sie bereit für KI im Einkauf? Finden Sie es mit unserem AI Readiness Assessment heraus.