Procurement skills in the age of AI

‍Das KI-native Procurement Operating Model wird nicht durch Technologie zum Leben erweckt. Es wird durch Menschen zum Leben erweckt. Das ist keine bloße Floskel, sondern ein Muster, das wir immer wieder beobachten: Die Tools sind da, aber die Ergebnisse bleiben aus, weil die entsprechenden Fähigkeiten und das nötige Mindset nicht mitgewachsen sind.

KI verändert die Rollen im Einkauf rasant. Laut Gartner prüfen oder nutzen bereits über zwei Drittel der Teams KI, und bis 2028 werden 33 % der Unternehmenssoftware agentische KI enthalten. Die Aufgaben verschieben sich, und damit auch die Anforderungen an die Kompetenzen.

Aufbauend auf unserem kürzlich durchgeführten Webinar mit Experten für Operating-Model-Design, Training und Procurement-Transformation zum Thema Auswirkungen von KI auf das Procurement Operating Modelsind wir einer Frage auf den Grund gegangen, die darüber entscheidet, ob das alles funktioniert: Welche Fähigkeiten brauchen Einkaufsteams, um im Zeitalter der KI erfolgreich zu sein, und wie baut man diese auf? Das haben wir herausgefunden.

Agentische KI verstehen: Chatbots reden, Agenten handeln

Bevor wir über Fähigkeiten sprechen, müssen wir verstehen, was agentische KI bedeutet. Wenn Sie einen Freund nach einer Restaurantempfehlung fragen, haben Sie einen Chatbot. Wenn Sie ihm Ihr Telefon geben und sagen: „Reservier mir einen Tisch für Freitag“, woraufhin er Optionen prüft, die Reservierung vornimmt und Ihnen die Bestätigung gibt, haben Sie einen Agenten.

Einfach ausgedrückt: Ein KI-Agent verfügt über Werkzeuge, die Autonomie, diese auszuwählen, und ein Ziel, auf das er über mehrere Schritte hinarbeitet. Dieser Unterschied ist für die benötigten Fähigkeiten entscheidend, denn Agenten beantworten nicht nur Fragen, sondern übernehmen Aufgaben, die früher manuell von Mitarbeitern im Einkauf erledigt wurden.

Die Auswirkungen sind bereits messbar. Intake-Agenten verkürzen die Zeit für die Auftragsabwicklung um 37 %. Autonome Sourcing-Agenten erzielen durchschnittlich 4,9 % Einsparungen bei taktischen Ausgaben und Tail Spend. Und Entscheidungen bei der Auftragsvergabe fallen 47 % schneller. Das ist keine Zukunftsmusik, sondern gelebte Praxis in Einkaufsteams, genauer gesagt bei unseren Kunden, schon heute. Genau deshalb kann die Diskussion über die notwendigen Fähigkeiten nicht warten.

Das Kompetenzmodell für den Einkauf erweitert sich

Seit Jahren unterteilen Kompetenzmodelle im Einkauf die Fähigkeiten in zwei Kategorien: grundlegende oder technische Fertigkeiten auf der einen Seite und Soft Skills oder Business-Partnering-Kompetenzen auf der anderen. Die tägliche Arbeit erfordert jedoch meist beides. Hier ist ein Überblick über ein Kompetenzmodell für den Einkauf von unserem Partner Future Purchasing.

Die Entwicklung der KI ebnet diese Landkarte nicht ein, sondern erweitert und gewichtet sie neu. Manche Fähigkeiten gewinnen an Bedeutung, andere verlieren sie, und wieder andere werden unverzichtbar. So verändert sich das Bild.

• ‍Grundlegende Fähigkeiten bleiben grundlegend, auch wenn die Aufgaben wegfallen. Sie müssen Sourcing & Verhandlungsführung, Category Management und Lieferantenmanagement nach wie vor tiefgreifend verstehen, denn nur so können Sie die Ergebnisse einer KI hinterfragen und Fehler erkennen. Die Aufgaben mögen automatisiert werden, aber die Expertise, um diese zu beurteilen, lässt sich nicht automatisieren.‍
• Digitale Kompetenzen sind der neue Standard. Datenkompetenz, KI-Verständnis, der Umgang mit Tools und die Fähigkeit, ein Modell gezielt abzufragen, sind keine bloßen Extras mehr. Sie sind die Grundvoraussetzung, um mit KI-Agenten als Teamkollegen zusammenzuarbeiten und mit neuen Entwicklungen Schritt zu halten.‍
• Soft Skills werden zum entscheidenden Differenzierungsmerkmal. Kritisches Denken, Storytelling sowie die Fähigkeit, Stakeholder zu beeinflussen und Dinge voranzubringen: Hier schaffen Menschen einen Mehrwert, den kein Agent replizieren kann. Dies ist zudem der Bereich, in den die meisten Teams bisher zu wenig investiert haben – und die KI erhöht den Druck, dies richtig anzugehen.

Offen gesagt: Die Produktivität steigt, was oft bedeutet, dass Teams kleiner werden und sich Rollen schnell verändern. Das geschieht nicht über Nacht, aber die Richtung ist klar. Führungskräfte im Einkauf verdienen eine ehrliche Antwort statt einer bequemen. - Konstantin von Büren, Mitgründer, Procure Ai

Dem liegt ein echter Konflikt zugrunde, den man beim Namen nennen sollte. Manche Expertise entsteht nur durch praktische Erfahrung. Wenn niemand mehr eine Verhandlung von Anfang bis Ende führt, einen Vertrag verwaltet oder einen Sourcing-Prozess manuell durchläuft, wie sollen zukünftige Fachkräfte dann das Gespür entwickeln, um diese Prozesse überhaupt zu beaufsichtigen?

Je mehr Sie automatisieren, desto bewusster müssen Sie den Aufbau und Erhalt von grundlegendem Fachwissen steuern. Andernfalls riskieren Sie eine Generation, die zwar KI bedienen kann, aber nicht wirklich versteht, was diese in ihrem Namen tut.

Der Einkauf braucht eine Wachstumsmentalität

Der Zweck des Einkaufs ändert sich durch KI nicht grundlegend, aber Führungskräfte müssen nun Systeme aus Menschen, Agenten und Plattformen orchestrieren. Es erfordert echte digitale und KI-Kompetenz sowie einen klaren Blick für ethische Aufsicht, um sich in diesem neuen Umfeld zurechtzufinden.

Und während sich die Kompetenzmatrix im Einkauf weiterentwickelt, entstehen neue Rollen: KI-Trainer, Wissensmanager, KI-Systemüberwacher und der Verantwortliche für die Einkaufsautomatisierungsplattform, oft als ProcureOps bezeichnet. Das ist die Rolle, die mit der Skalierung von KI an Bedeutung gewinnt, statt an Relevanz zu verlieren.

Die richtige Einstellung ist daher eine Grundvoraussetzung. Unser Umfeld belohnt Offenheit gegenüber KI, Experimentierfreude und die Bereitschaft zum lebenslangen Lernen. Menschen mit einer solchen Wachstumsorientierung blühen in einem vertrauensvollen, wirkungsvollen Umfeld auf, das auf vernetzten Systemen und schlankeren Teams basiert. Es geht immer weniger darum, was man am ersten Tag bereits weiß, sondern vielmehr darum, wie groß der eigene Wissensdurst ist.

Die wichtigste Kompetenz: KI-Kompetenz

Ein roter Faden zieht sich durch all diese Punkte. Ohne KI-Kompetenz lassen sich digitale Fähigkeiten nicht schärfen, die Ergebnisse von KI-Agenten nicht hinterfragen und Einsatzmöglichkeiten nicht realistisch bewerten. Dabei gibt es eine Falle, auf die man hinweisen muss: Bewusstsein ist nicht gleich Kompetenz.

Viele Fachkräfte im Einkauf kennen KI: Sie haben Demos gesehen, Blogs gelesen und auf integrierte Funktionen geklickt. Doch KI-Kompetenz ist etwas anderes. Sie bedeutet zu verstehen, wie die Modelle funktionieren, welche Daten sie benötigen und wo die Risiken liegen. Nur so können Sie Ergebnisse hinterfragen, Datenprobleme erkennen und KI verantwortungsbewusst und sicher einsetzen.

Bewusstsein ist passiv. Kompetenz ist proaktiv. Sie macht den Einkauf vom passiven Technologie-Nutzer zum aktiven, strategischen Anwender.

Hier entscheidet sich der Erfolg der Einführung. Jahrelang konzentrierten sich Schulungen darauf, den Umgang mit Systemen zu vermitteln, statt das Verständnis für die zugrunde liegenden Funktionen oder Geschäftsprozesse zu fördern. Kurz gesagt: Man hat es sich einfach gemacht, statt den Wandel aktiv zu gestalten.

Bei der Implementierung von KI muss sich das ändern. Die meisten Tools bieten Funktionen, die man in natürlicher Sprache bedienen kann – dafür ist keine Schulung nötig. Die eigentliche Fähigkeit besteht jedoch darin, beurteilen zu können, wann man einem Ergebnis oder einer Empfehlung vertrauen und wann man sie hinterfragen sollte. Wer versteht, wie KI funktioniert, und die richtige Einstellung mitbringt, wird weder blindes Vertrauen zeigen noch pauschalen Widerstand leisten.

Was Kompetenz in der Praxis bedeutet, erläutern wir in unserem Leitfaden zu KI-Kompetenz im Einkauf, und praktische Wege zum Aufbau dieser Kompetenz zeigen wir in unserem Webinar zum Thema Wie man KI-Kompetenz im Einkauf aufbaut mit Dr. Elouise Epstein von Kearney.

Entwickeln Sie Ihre KI-Kompetenz und sichern Sie Ihren Erfolg im Einkauf.

Die Anforderungen an den Erfolg im Einkauf entwickeln sich schneller denn je. Fundiertes Fachwissen ist nach wie vor wichtig, vielleicht sogar wichtiger denn je, denn nur so können Sie die KI in die Pflicht nehmen. Doch allein reicht es nicht mehr aus. Die Teams, die erfolgreich sein werden, schärfen ihre digitalen Fähigkeiten, investieren massiv in menschliche Kompetenzen und bauen die KI-Kompetenz auf, die alles miteinander verbindet. Das geschieht nicht über Nacht, und wir werden auch nicht so tun, als wäre es einfach. Es ist bewusste Arbeit. Und sie beginnt damit, Ihr Team vorzubereiten.

Starten Sie hier: Die Procurement Aicademy ist eine kostenlose, zeitlich flexible Videoserie, die grundlegende KI-Konzepte entmystifiziert – von Data Lakes und Knowledge Graphs bis hin zu Automatisierung, Überwachung und Verhandlung – und jedes Thema mit einem konkreten Kontext aus dem Einkauf verknüpft. Sie hilft Ihnen dabei, die Grundlagen von Modellen, Daten, Überwachung und agentenbasierten Anwendungsfällen im Einkauf zu verstehen. Nach Abschluss des kurzen Tests am Ende erhalten Sie Ihr AI in Procurement Ready Zertifikat.

Immer mehr Teams melden nicht nur ein oder zwei interessierte Mitarbeiter an, sondern das gesamte Team, denn Kompetenz auf Teamebene ist der Schlüssel zu einer nachhaltigen Einführung.

Bereit, Ihr Team fit für KI zu machen? Melden Sie sich bei der Procurement Aicademy an und bauen Sie noch heute KI-Kompetenz auf.